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工作中各種繁雜的事務太多了,如果把所有涉及到各種計算的事情都交給Excel自動辦公,比如讓表格對于到期應收賬款自動提醒,就會大大提高我們的工作效率。
下面的表格中記錄著各客戶應收賬款的收賬截止日期,要求根據到期日和當前日期能夠自動提醒3天以內到期的應收賬款有哪些,5天以內、10天以內、15天以內到期的應收賬款有哪些,按需提前提醒銷售人員進行催款。
在Excel中設置好自動提醒功能后,可以輕輕松松看到哪些應收賬款是3天以內、5天以內、10天以內到期的。效果如下圖所示:
這個自動提醒功能是借助Excel里面的條件格式配合函數公式實現的。首先選中A4:F13 單元格區域,點擊條件格式-新建規則,在打開的對話框中選擇使用公式設置。
然后輸入公式=AND($F4-TODAY()<=$H$3,$F4-TODAY()>=0) ,設置格式為淡紫色背景顏色,如下圖所示。
雖然整個操作步驟很簡單,用不了1分鐘,但是如果里面的公式寫錯了,全部功能就混亂了,在這里給大家簡單講解一下公式的設置:
1、既然是自動提醒功能,所以要根據到期日距離當前日期的天數判斷,$F4-TODAY()<=$H$3這部分就是為了提前提醒;
2、如果到期日已經過了,說明不用再提醒了,所以用 $F4-TODAY()>=0保證截止日期還沒到;
3、最后要注意到期日所在的列F列在公式中要絕對引用,所以公式中使用$F4。
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