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實務工作中,很多工作表往往需要其他部門配合填寫,但是因為不同人員錄入習慣不同,會導致數據產生差異。
以人力行政部為例,有些人錄入的是人力資源部,有些人錄入的是人事部,有些人錄入的是人力行政部,同一個部門,三個名稱。作為最終負責統計的財務,如果不提前做好數據錄入規范,那么后續統計就會多花費五六倍的時間用于數據的校正、核對。
利用“數據驗證”功能做一個下拉菜單可以完美地解決同一部門三種名稱錄入方法的問題。
今天網校就為大家介紹數據驗證功能是如何使用的。本篇文章操作示例中我們使用的是excel2019版,在excel2016及以下版本,這個功能也叫數據有效性!
首先,我們選中所屬部門右側的這個空白單元格,然后點擊數據選項卡下的 “數據驗證”按鈕,在驗證條件這里,允許為 “序列”,序列的來源我們選擇 “部門”這個分表上的A列。此時,下拉菜單就設置好了。操作如下圖所示。
我們可以試一下效果。當在設置了下拉菜單的單元格中輸入“人事部”的時候,可以看到系統提示我們剛剛錄入的值與數據驗證的設置是不匹配的。因為我們可以看到,在“部門”這張分表上,名稱是“人力行政部”。我們換為輸入“人力行政部”,這一次,錄入的內容就可以正常保存了。
好啦,通過今天的學習,大家掌握Excel中設置下拉菜單的小技巧了嗎?更多相關內容歡迎關注正保會計網校胡雪飛老師的《Excel函數公式應用訓練營》,六大專題,21節直播+回播,提供練習資料,點擊查看課程詳情>>
本文為正保會計網校老師原創文章,轉載請注明。
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