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備用金記賬憑證如何填寫
在企業財務管理中，備用金是用于日常小額支出的專項資金。
當員工需要備用金時，應填寫借款單，并注明用途、金額及預計還款日期。會計人員根據借款單制作記賬憑證。借方科目為“其他應收款——備用金”，貸方科目為“銀行存款”或“現金”。例如：
借：其他應收款——備用金 ￥1,000.00
貸：銀行存款 ￥1,000.00
此操作反映了公司向員工提供了備用金，增加了公司的應收款項。
報銷與核銷流程
員工完成相關業務后，需提交報銷單據進行核銷。報銷單據應附帶所有原始發票和費用明細，確保每項支出都有據可查。會計人員審核無誤后，制作相應的記賬憑證。此時，借方科目為“管理費用”或其他相關費用科目，貸方科目為“其他應收款——備用金”。例如：
借：管理費用 ￥800.00
貸：其他應收款——備用金 ￥800.00
若備用金有剩余，員工需將剩余款項退還給公司，同時調整記賬憑證。借方科目為“銀行存款”或“現金”，貸方科目為“其他應收款——備用金”。例如：
借：銀行存款 ￥200.00
貸：其他應收款——備用金 ￥200.00
通過以上步驟，確保備用金的使用和歸還都得到妥善記錄，維護了財務數據的完整性和準確性。
常見問題
備用金的額度應該如何設定？答：備用金的額度應根據企業的實際需求和風險承受能力來設定。一般而言，額度不宜過高，以避免資金閑置或濫用。企業可以根據歷史數據和預算情況，合理確定備用金的上限，并定期評估其合理性。
備用金是否需要設立專門賬戶管理？答：雖然法律并未強制要求設立專門賬戶，但從內部控制的角度來看，設立專門賬戶有助于提高透明度和安全性。企業可以通過專用賬戶對備用金的流入流出進行嚴格監控，減少潛在的風險。
如何處理備用金長期未報銷的情況？答：對于長期未報銷的備用金，企業應及時跟進并催促員工盡快辦理報銷手續。如果超過規定期限仍未報銷，可以考慮將其轉為個人借款，計入員工工資扣款，直至清償完畢。這不僅保障了公司利益，也維護了財務紀律。
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