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Excel數(shù)據(jù)驗證聯(lián)手COUNTA,高效規(guī)范數(shù)據(jù)錄入!

來源: 正保會計網(wǎng)校 編輯:吱嗷 2024/01/12 21:54:59  字體:

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實務工作中我們有時候需要確保excel中數(shù)據(jù)信息的完整性,在設置好表格列標題和格式發(fā)送給下屬或業(yè)務部門的人員填寫信息時,不允許存在空著的單元格,當某一個單元格有某些信息未錄入時不允許進行下一行的錄入。這種對數(shù)據(jù)規(guī)范錄入的控制,不使用VBA可以實現(xiàn)嗎?

當然是可以的,我們使用數(shù)據(jù)驗證功能配合counta函數(shù)即可實現(xiàn)這一目的!

如下圖所示,我們想實現(xiàn):當在excel表格的A到D列輸入數(shù)據(jù)時,只有上一行的四列都輸入了內(nèi)容,才能在下一行中錄入;否則就無法輸入并提示錯誤信息。

Excel數(shù)據(jù)驗證聯(lián)手COUNTA,高效規(guī)范數(shù)據(jù)錄入!1

如何操作呢?步驟來啦!

①選中區(qū)域A2:D10 (注意,這里的D10也可以是D100、D500等等,實際工作中大家可以依據(jù)預計數(shù)據(jù)量來選取區(qū)域)。

②用鼠標依次點擊“數(shù)據(jù)”、“數(shù)據(jù)驗證”、“允許”,選擇“自定義”,在來源框中輸入以下公式:“=COUNTA($A1:$D1)=4”。

我們可以測試一下效果:當我們第一行信息填寫不完整時,就去錄入第二行的內(nèi)容,系統(tǒng)會提示錯誤,不允許我們錄入;當?shù)谝恍胁淮嬖诳瞻讍卧竦臅r候,Excel才允許我們錄入第二行的內(nèi)容。操作如下圖所示:

Excel數(shù)據(jù)驗證聯(lián)手COUNTA,高效規(guī)范數(shù)據(jù)錄入!

說明:

1、數(shù)據(jù)驗證(數(shù)據(jù)有效性)顧名思義就是:為保證數(shù)據(jù)的完整性和唯一性進行的一種操作。在早期的Excel版本中稱作:“數(shù)據(jù)有效性”,在高版本的Excel中稱作:“數(shù)據(jù)驗證”。

2、COUNTA()函數(shù)可以統(tǒng)計非空單元格個數(shù)。$A1:$D1添加$是把范圍固定在A到D列。

好了,數(shù)據(jù)驗證這個功能的小案例就給大家分享到這里。你學會了嗎?更多內(nèi)容歡迎關注正保會計網(wǎng)校的實務課程>>

本文為正保會計網(wǎng)校老師原創(chuàng)文章

轉載請注明

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