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銷售與收款業務中的不相容職務(revenue cycle)
銷售與收款業務主要有訂立合同、編制銷售單、發運貨物和開票收款等幾個業務環節,所涉及的不相容職務主要包括:
(1)銷售部門和銷售人員必須專職獨立,不得兼記會計部門銷售收入賬和應收賬款賬,不得直接收取貨款,不得兼任貨物保管和發貨,不得兼貨物采購。同時,其他部門及人員也不得兼辦銷售,即銷售與記賬、收款、保管、發貨、采購均屬不相容職務。
(2)銷售業務的各個環節,包括銷售合同的簽訂、銷售單的編制、發票的開出、售價的確定、銷售方式和結算方式、銷售折扣折讓與退貨等,都要經過恰當的批準,即批準與經辦應予以分離。
(3)開票與發貨、開票與收款、銷售收入賬的記錄、應收賬款賬的記錄和收款應予分離,即負責銷售收入賬和應收賬款賬的會計不得經手貨幣資金,并且銷售收入賬和應收賬款賬至好由不同的會計人員負責。
(4)記賬、收款和抄寄對賬單屬于不相容職務,應予以分離,即企業應由不負責現金出納和銷售及應收賬款記賬的人員,按月向客戶寄發賬單。單位應當將辦理銷售、發貨、收款三項業務的部門(或崗位)分別設立;單位在銷售合同訂立前,應當指定專門人員就銷售價格、信用政策、發貨及收款方式等具體事項與客戶進行談判。談判人員至少應有兩人以上,并與訂立合同的人員相分離;編制銷售發票通知單的人員與開具銷售發票的人員相互分離;銷售人員應當避免接觸銷售現款;單位應收票據的取得和貼現必須經由保管票據以外的主管人員的書面批準。這些都是對企業提出的、有關銷售與收款業務相關職責適當分離的基本要求,以確保辦理銷售與收款業務的不相容崗位相互分離、制約和監督。
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