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(一)接受客戶訂購單(Customer Order)。
customer order是整個銷售與收款循環的起點,很多企業在批準了客戶訂購單之后,下一步就應編制銷售單(sales order),證明管理層有關銷售交易的發生認定的憑據之一,也是此筆銷售的交易軌跡的起點之一。此外,由于客戶訂購單也是來自外部的引發銷售交易的文件之一,有時也能為有關銷售交易的發生認定提供補充證據。
(二)評估賒銷信用。
信用管理部門負責評估客戶信用并為賒銷業務授權的信用額度。信用管理部門的職員在收到銷售部的銷售單后,應將銷售單與該客戶已被授權的賒銷信用額度以及至今尚欠的賬款余額加以比較。執行人工賒銷信用檢查時,還應合理劃分工作職責,以避免銷售人員為擴大銷售而使企業承受不適當的信用風險。
設計信用批準控制的目的是為了降低壞賬風險,因此,這些控制與應收賬款賬面余額的“計價和分攤"認定有關。
(三)供貨。
管理層通常要求商品倉序只有在收劍經過批準的銷售單時才能供貨。設立這項控制程序的目的是為了防止倉庫在未經授權的情況下擅自發貨。因此,已批準銷售單的一聯通常應送達倉庫,作為倉庫按銷售單供貨和發貨給裝運部門的授權依據。
(四)裝運貨物并出具發貨單(Good Delivery Note)。
供貨與裝貨職責相分離有助于避免負責裝運貨物的員在未經授權的情況下裝運產品。此外,裝運部門職員在裝運之前,還必須進行獨立驗證,以確定從倉庫提取的商品都附有經批準的銷售單,并且,所提取商品的內容與銷售單一致。發貨后出具good delivery note(GDN)
(五)向客戶開具賬單(Invoice)。
向客戶寄送事先連續編號的銷售發票。這項功能所針對的主要問題是:(1)是否對所有裝運的貨物部開具了賬單(即“完整性”認定問題);(2)是否只對實際裝運的貨物才開具賬單,有無重復開具賬單或虛構交易(即“發生”認定問題);(3)是否按已授權批準的商品價目表所列價格計價開具賬單(即“準確性”認定問題)。
上述的控制程序有助于確保用于記錄銷售交易的銷售發票的正確性。因此,這些控制與銷售交易的“發生”、“完整性”以及“準確性”認定有關。銷售發票副聯通常由開具賬單部門保管。
(六)記錄銷售(Sales Ledger Account)。
財務人員根據上述單據(customer order, sales order, GDN,invoice)記賬。
這些控制與“發生”、“完整性”、“準確性”以及“計價和分攤”認定有關。
(七)辦理和記錄現金、銀行存款收入。
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