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　　知識點：采購與付款循環的特點

　　采購與付款循環通常要經過這樣的程序：請購→訂貨→驗收→付款

　　涉及的主要業務活動：

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　　倉庫、生產及其他部門都可以填列請購單，不便事先編號，為加強控制，每張請購單必須經過對這類支出預算負責的主管人員簽字批準。

　　請購單是證明有關采購交易的“發生”認定的憑據之一，也是采購交易軌跡的起點。

　　（二）編制訂購單（采購部門――訂購單）

　　采購部門在收到請購單后，只能對經過批準的請購單發出訂購單。

　　訂購單應正確填寫所需要的商品品名、數量、價格、廠商名稱和地址等，預先予以順序編號并經過被授權的采購人員簽名。其正聯應送交供應商，副聯則送至企業內部的驗收部門、應付憑單部門和編制請購單的部門。隨后，應獨立檢查訂購單的處理，以確定是否確實收到商品并正確入賬。這項檢查與采購交易的“完整性”認定和“發生”認定有關。

　?。ㄈ炇丈唐罚炇詹块T――驗收單）

　　驗收后，驗收部門應對已收貨的每張訂購單編制一式多聯、預先編號的驗收單，作為驗收和檢驗商品的依據。驗收人員將商品送交倉庫或其他請購部門時，應取得經過簽字的收據，或要求其在驗收單的副聯上簽收，以確立他們所采購的資產應負的保管責任。驗收人員還應將其中的一聯驗收單送交應付憑單部門。

　　驗收單是支持資產或費用以及與采購有關的負債的“存在或發生”認定的重要憑證。定期獨立檢查驗收單的順序（編號）以確定每筆采購交易都已編制應付憑單，則與采購交易的“完整性”認定有關。

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　　保管存貨的內部控制與商品的“存在”認定有關。

　　（五）編制付款憑單（應付憑單部門――應付憑單）

　　記錄采購交易之前，應付憑單部門應編制付款憑單。這項功能的控制包括：

　　1.確定供應商發票的內容與相關的驗收單、訂購單的一致性。

　　2.確定供應商發票計算的正確性。

　　3.編制有預先編號的付款憑單，并附上支持性憑證（如訂購單、驗收單和供應商發票等）。這些支持性憑證的種類，因交易對象的不同而不同。

　　4.獨立檢查付款憑單計算的正確性。

　　5.在付款憑單上填入應借記的資產或費用賬戶名稱。

　　6.由被授權人員在憑單上簽字，以示批準照此憑單要求付款。所有未付憑單的副聯應保存在未付憑單檔案中，以待日后付款。經適當批準和有預先編號的憑單為記錄采購交易提供了依據。

　　這些控制與“存在”、“發生”、“完整性”、“權利和義務”和“計價和分攤”等認定有關。

　　（六）確認與記錄負債

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　　編制和簽署支票的有關控制包括：

　　1.獨立檢查已簽發支票的總額與所處理的付款憑單的總額的一致性。

　　2.應由被授權的財務部門的人員負責簽署支票。

　　3.被授權簽署支票的人員應確定每張支票都附有一張已經適當批準的未付款憑單，并確定支票收款人姓名和金額與憑單內容的一致。

　　4.支票一經簽署就應在其憑單和支持性憑證上用加蓋印戳或打洞等方式將其注銷，以免重復付款。

　　5.支票簽署人不應簽發無記名甚至空白的支票。

　　6.支票應預先順序編號，保證支出支票存根的完整性和作廢支票處理的恰當性。

　　7.應確保只有被授權的人員才能接近未經使用的空白支票。

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