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第三節 人力資源信息系統

建立人力資源信息系統的目的

人力資源信息系統在組織中主要服務于以下兩個目標。

（一）促進行政與運營效率

即通過對員工及人力資源活動信息的編制，來提高效率。許多人力資源活動通過自動化的HRIS可以拋棄大量的紙上作業，一點在線數據錄入被啟用，所需存儲的表格及必需的手工錄入工作將大犬減少，從而使人力資源管理更有效率地實現。目前許多有關人力資源活動的重組都聚焦于識別人力資源信息流，以及促使這些信息能夠被更有效地為權威人士所獲得。

（二）促進組織的戰略性人力資源管理

建立HRIS對組織而言具有更為戰略性的意義，與人力資源規劃相關。HRIS使得人力資源規劃和管理決策的做出可以在很大程度上依賴于充分、全面的人力資源信息，這樣就不是僅僅依靠管理人員的觀點和直覺判斷。

人力資源信息系統包括的內容

計算機化的人力資源信息系統通常包括以下基本內容。

（一）工作經驗代碼

即用以描述企業內各種工作的一系列工作經驗代號、名稱、代碼等，便于用簡單的符號表示雇員現在、過去以及將來可能從事的工作。

（二）人口統計特征

包括員工的年齡，在組織中的工作時間，在現期工作崗位上的工作時間等。

（三）職業發展

包括員工的工作經歷，行業經驗，每個工作崗位的工作時間，晉升或其他工作變動等。員工在某些關鍵性的相關行業中的知識對某些職位來說是非常有用的。

（四）產品知識

員工對企業的產品生產線或服務的熟悉程度，可以作為某人是否適合被調動或提升的指標。

（五）正規教育

包括員工接受教育的機構名稱、學習領域、被授予的學位、畢業時間等。

（六）培訓課程

員工參加過的由雇主舉辦的或由外部的某些機構所舉辦的培訓課程名稱。

（七）遷移局限

反映員工是否有愿意地理上遷移的意愿，便于在調配時更有效地進行人員安排。

（八）職業興趣

反映員工所愿意從事的工作類型。并反映員工是否具備從事想要做的工作的資格。

（九）工作績效評價

反映員工在所評價的領域中（如領導能力、激勵性、溝通能力等方面）的進步，同時對員工的優缺點進行總體評價。

人力資源信息系統的基本職能

人力資源信息系統一般有三個職能：

（一）為人力資源規劃建立人事檔案

人事檔案既可以用來估計目前勞動力的知識、技術、能力、經驗和職業抱負，又可以用來對未來的人力資源需要進行預測。這兩種信息必須互相補充，否則對人力資源規劃無用。如果不以組織內現有人員狀況為基礎作出的預測，顯然對組織是無用的；而只有對未來人員數量、技術反經驗等有所了解，才能夠制定出解決預計問題的行動計劃。

（二）為其他的人力資源管理活動提供信息

通過人事檔案為晉升人選的確定、特殊項目的工作分配、工作調動、培訓、工資獎勵計劃、職收生涯計劃等提供決策信息。

（三）為管理部門的決策提供各種報告

人力資源信息系統可以用于日常管理的工作性報告，為企業領導的決策提供信息。如崗位空缺情況、新職工招聘情況、辭職情況、退休情況、提升情況和工資情況等。還可以向政府機構和一些指定單位提供規定性的報告和用于組織內部研究的分析性報告，以表明勞動力在各個部門或各管理層次上的性別、種族和年齡分布，按消費水平劃分的雇員福利情況，也可表明錄用新職工的測驗分數與工作績效考核分數之間統計關系的有效性等。

人力資源信息系統的類型

一套人力資源信息系統既可以小到用一臺個人電腦即可運行，也可以大到需要用一臺或多臺電腦連接在一起的大型計算機運行。企業可以群據自己的組織結構以及管理理念對人力資源依息系統迨行選擇：

（一）集中型

將所有的控制權與責任集中設置在一個節點上。這種設置使管理人員可以在最大限度上控制該系統并且節約成本，但是限制了那些需要使用該系統信息的其他人的靈活性。

（二）分散型

既有一個中心裝置還有多個與中心裝置相連或彼此相連的節點，給系統的設計和運行保留了較大程度的控制，同時，給使用者提供了一定的靈活性。

（三）獨立型

有多個子系統，子系統可以彼此相連也可以沒有關系。這種系統給單個使用者提供了最大限度的靈活性，可以對系統加以設計來滿足自己的特殊需求。管理控制通常非常少，這會帶來成本的增加，因為需要對不同的使用者進行二次開發，或者對組織中已經存在的功能進行重復開發。

（四）混合型

將人力資源信息系統的某些模塊集中在一起同時將其他功能留給使用者自行斟酌使用。混合系統可以在組織中達到集中控制與分散自治的良好統一，但這種系統往往很貴，因為它必須支持許多不同的功能。

建立人力資源信息系統的程序

（一）選擇人力資源信息系統

在為組織建立人力資源信息系統的時候，必須使這一系統支持組織的人力資源戰略。這需要仔細分析整個組織和人力資源部門對人力資源信息的使用。一般說來，對人力資源信息系統的選擇主要取決于成本因素，而不是在多大程度上支持人力資源決策制定。

（二）人力資源信息系統的設計與發展

1.要設計出一個有效的人力資源信息系統，專家們建議要從所需信息的本身出發

（1）什么信息是可得的？組織中需要什么樣的信息？

（2）這些信息將如何使用？

（3）遞交這些信息時，需要什么樣的格式，才能與其他公司的信息數據相容？

（4）誰需要這些信息？

（5）這些信息什么時候需要以及需要的頻率怎樣？

2.對于這些問題的回答，可以幫助組織定出必要的硬件與軟件設施。在系統的設計與發展階段主要需要完成以下的任務：分析項有記錄、報告和表格，以確定對人力資源信息系統中數據的要求；確定最終的數據庫內容和編碼結構；說明用于產生和關心數據的文件保存和計算過程；規定人事報告的要求和格式；決定人力資源信息系統的技術檔案的結構、形式和內容；確定操作計算機的員工工資福利表的格式及內容等要求；確定工資和其他系統與人力資源信息系統的對接要求。

（三）人力資源信息系統的實施

包括對目前及以后系統的使用環境進行考察以找出潛在問題；檢查計算機的硬件結構、所用語言和影響系統設計的軟件約束條件；確定輸人——輸出條件要求、運行次數和處理量；提供有關實際處理及對操作過程的要求、使用者的教育情況及所需設施的資料；設計數據輸人文件、事務處理程序和對人力資源信息系統的輸入控制。

（四）培訓

對那些使用人力資源信息系統的員工進行培訓，對于組織成功地實施人力資源信息系統具有重要的意義。這種培訓分幾個層次進行：①組織中每一位從事員工信息數據工作的人都必須參加培訓，以使用新的符合人力資源信息系統輸人要求的錄人形式。②人力資源專業人員與人力資源經理必須接受有關人力資源信息系統培訓。③從信息系統的軟硬件供應商那里得到的支持和指導也很重要，可以幫助組織充分利用系統的優點。

（五）評價

對人力資源信息系統的評價包括：估計改進人事管理的成本；確定關鍵管理部門人員對信息資料有何特殊要求；確定人們對補充特殊信息的要求；對與人力資源信息系統有關的組織問題提出建議；提出保證機密資料安全的建議。

建立人力資源信息系統需要注意的問題

建立人力資源信息系統最大的不利面是有可能泄露員工的隱私。建立人力資源的信息系統使組織更加便捷地獲取信息，同時也增加了未獲得授權的人員接觸這些隱秘信息的機會。有些國家特別頒布法律對非法獲取某些種類雇員信息的行為給予懲罰，但還不能夠從根本上防止此類問題的發生。所以對建立人力資源信息系統的組織而言，應該盡一切可能加強防范措施避免隱私泄露。如加設系統密碼，把可以接觸到的機密信息的人員限制在需要知情的人員范圍內，謹慎設定并限制使用者權限，對使用者進行核實，傳輸和保存數據時使用密碼，對使用情況進行記錄等。