回復詢證函的首要步驟是確認關鍵事實，尤其是欠款的金額及相關服務。如果客戶提供的資料已經涵蓋了所有的金額和服務，可以將這一點作為回復詢證函的基礎。如果有賬款還在掛賬狀態，則要明確書信中的哪些內容要被核實，以及公司如何處理這筆賬款的支付。 此外，還可以就關聯的事務給出可能的解釋，包括可能存在的重大特殊原因，如經濟衰退、產品出貨滯后等。最后，詢證函的答復還應提供符合公司規定的證據，如發票、發貨單、銀行對賬單等。 總之，回復詢證函時，要清楚明確提供關于錢款和服務的信息，并加以說明，并提供證據以核實相關事實。另外，還應該就重大特殊原因給出具體的說明，給出可行的解決方案以修復雙方關系。