會議費用的報銷需要準備相關材料，提供會議記錄和相關費用憑證，會議記錄包括會議的開始時間、結束時間、參加人數、會議內容等；費用憑證比如發票、收據等，都要提供相關的原始憑證，以便審核報銷；在會議前，還需要準備會議通知，確保所有參加者都能及時知曉會議的時間、地點、主題及相關的準備事項。其拓展知識：要想有效管理會議費用，應在籌備會議時制定出關于會議費用報銷相關的政策，確保會議費用報銷符合組織的財務要求；會議費用用于滿足會議召開的必要開銷，不允許出現非會議必要的開銷；定期對會議費用報銷進行全面監督，維護報銷正常進行。