在報銷加油費3500元這個問題上，建議公司應先跟員工簽訂車輛使用協議，規定使用車輛的具體情況，如車輛的責任人、權利與義務、適用的法律法規等，以及報銷加油費等內容。 比如公司可以規定：此次，由張三提供汽車，由李四完成此次出差，李四將承擔使用過程中的所有損失，公司將把費用報銷給李四，報銷的金額不超過3500元。 有了車輛使用協議，才能有助于公司建立良好的財務環境，讓員工對使用車輛有更好的了解，進而知曉報銷的報銷金額不僅能夠得到保護，同時也可以減少公司的財務風險。 拓展知識：在簽訂車輛使用協議時，需要考慮到責任限制條款、維修費用、出險賠償等內容，以及定義期限、使用范圍等條件，以此來確保雙方的權益。