【案例】

　　2005 年12 月23 日，我公司銷售17000PCS 產品給某客戶，含稅金額8500 元，據此開具了發票，并隨貨一并寄送給該客戶，當月確認了收入和應收款。由于該客戶倉管人員操作失誤，收到我司產品時，忘記將其中的5000pcs（含稅金額2500 元）辦理入庫手續。雖然此后（1 月份）在我司與客戶對賬過程中發現了此問題，但因為對方已經過了關賬期，此5000pcs 只能延到下月再進行確認了。經協商后，同意客戶將發票退回，我司重新開具了12000pcs，含稅金額6000 元的發票，5000pcs 的貨款延到下月一起開票。

　　據此協商結果，我司財務人員在收到調整通知后，開具了紅字發票（-17000pcs，含稅-8500元），又根據客戶的要求開具了一張藍字發票（12000pcs，含稅6000 元），并據此填制了憑證，將原來的憑證沖銷，并按新的數量和金額重新確認了收入（未做額外的處理）。

　　需要特別說明的是，我司確認收入和應收款的依據為銷貨單，根據審核的銷貨單開具銷貨發票，再根據銷貨單和發票確認收入和應收款。據此分析以上的處理方式，雖然看似正確，但實際上卻為今后少收款埋下了隱患。

　　在給客戶開具第一張17000pcs 的發票時，所有的出貨單應該全部附在2005 年12 月份的憑證之后。重新開票時，調整了應收款，但卻未及時做出今后補確認5000pcs 貨款的措施，很可能會因此“忘記”收款！此后事態的發展證實了以上的猜測。2006 年1 月份，該客戶又再次訂購了15000pcs，含稅金額為2250 元的產品。在與客戶對賬和開票的過程中，均未有人“想起”上月5000pcs 的貨款。于是在看似嚴謹的流程之下，包括當事人都對收款流程很有把握的情況下，一筆貨款就光明正大的消失了……

　　【分析】

　　應收款減少只有兩個原因——銷貨退回（非換貨和補貨情況）和銷貨折讓。

　　按此流程運作的公司，如果沒有看到以上兩種單據，收到退票時，一定要保證重開的發票和原發票金額一致，即使因為上述原因要配合客戶進行調整，也應該在開紅字發票時，同時開出12000pcs 和5000pcs 的兩張發票，即使客戶暫時不能接受，也可以先存在公司內部。財務只要開出發票了，就不可能忘記確認應收款了。

　　【反思】

　　發現此隱患頗有些自鳴得意是我的悲哀，但此事通報之后，卻沒有發現有人主動去追查此前有沒有類似事件發生，則是團隊的悲哀。如何用好一個團隊，是一門比用人更難的學問。經理說過“其實一個稱職的主管至少要十年時間的磨煉……”，此前不是十分服氣，但此刻深以為然。

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