為促進各執業機構加強業務檔案管理，進一步提高內部治理水平，北京注協業務檔案指導小組于2008年7月至11月對20家會計師事務所、10家資產評估機構開展了業務檔案管理巡查。2008年12月18日，業務檔案指導小組召開會議對巡查情況進行了總結評比。現將巡查工作總結如下：

　　一、概況

　　（一）巡查依據

　　2008年業務檔案管理工作的巡查依據為《北京市會計師事務所、資產評估機構業務檔案管理暫行辦法》及《北京地區會計師事務所、資產評估機構業務檔案管理考核標準》。

　　（二）巡查對象的選擇

　　根據中注協“規范提升中小事務所發展”的指導思想，2008年度巡查對象以中小機構為主，并涉及到了遠郊區縣的會計師事務所和資產評估機構。

　　（三）巡查結果

　　根據巡查結果，5家執業機構被評為優秀，19家被評為規范，6家被評為基本規范。

　　二、被巡查單位業務檔案管理方面的經驗

　　（一）管理層重視業務檔案管理工作。隨著執業機構在規范化發展以及做大做強過程中對內部治理水平的高度重視，管理層對業務檔案管理也越來越重視，認識到業務檔案管理是執業機構防范職業風險、提高內部治理水平的重要一環。從巡查情況來看，各執業機構均明確了一把手或一名副總主抓業務檔案管理工作，重視各項基礎建設，安排了專門的檔案管理人員，并能夠從人員、經費、場地等方面對檔案管理工作給予支持。如有的執業機構在每年的年度工作會上都要把檔案管理工作列入議事日程，從風險管理的角度強調檔案工作的重要性，并從當地檔案局請來專業人員幫助事務所提高檔案管理水平；有的專門租賃了庫房存放以前年度檔案，并購置了密集架等設施；有的將檔案外存于專業的檔案存儲公司，努力改善業務檔案的保管條件。

　　（二）建立了業務檔案管理及其他相關制度，重視對業務檔案管理人員的培訓。對業務檔案的歸檔、保管、保密、借閱、銷毀等都做出具體規定，保障了業務檔案的安全性和完整性，同時充分發揮了業務檔案的作用；不僅委派業務檔案管理人員參加培訓，辦公室主任及業務人員也積極參加培訓。

　　（三）從源頭加強業務檔案工作的管理。業務部門配備一名兼職檔案管理人員，并在崗位職責中明確其職責。業務人員的獎金與歸檔的及時性、完整性、規范性掛鉤，提高了業務人員的檔案意識，保證業務檔案歸檔及時、內容完整、格式規范。

　　三、巡查中發現的主要問題

　　（一）制度建設不完善。主要表現在檔案管理制度流于形式，只是根據相關文件進行簡單的復制，不切合自身實際、不具有操作性；沒有結合新準則對檔案管理制度進行及時修訂，有的單位還沿用2001年制定的制度；制度不健全，沒有建立交接、借閱、復制、保密等制度；制度形同虛設，在實際工作中沒有得到貫徹執行。

　　（二）檔案管理人員不穩定。相對于審計、評估業務而言，業務檔案管理工作的從業壁壘較低，比較容易掌握。因此，從節約成本的角度考慮，許多執業機構聘任具有大專以下學歷的年輕人擔任此項工作。同時，由于業務檔案管理屬于內部事務管理，不為執業機構創造收入，因此檔案管理人員往往工資低、沒有升遷機會，導致人員流動頻繁。人員不穩定，容易形成工作斷層，比如新聘任人員不具有檔案管理資格、不熟悉檔案管理業務，對業務檔案管理質量形成影響，并加大了檔案風險。

　　（三）業務人員對檔案管理工作不夠支持。如有的執業機構業務人員認為檔案管理只是檔案管理人員的職責，在交接時不認真組卷，甚至在沒有整理好工作底稿順序的情況下便將案卷交到檔案室；有的業務人員不及時歸檔，借閱檔案不及時歸還，為業務檔案管理帶來困難。

　　（四）案卷質量有待提高。如有的執業機構案卷沒有卷內目錄，或者雖然設置了通用目錄，但沒有與后面的工作底稿建立對應關系；有的執業機構對廢紙的廢棄面沒有進行標注；有的執業機構卷內文件順序排列邏輯不清，分類不合理。

　　四、下一步工作思路

　　根據巡查情況，業務檔案巡查小組決定2009年開展下列工作以進一步提高行業業務檔案管理水平：

　　（一）修訂《業務檔案管理辦法》及《考核標準》。根據新準則的要求，對兩個辦法進行修訂，更好地發揮行業指導作用。

　　（二）開展業務檔案管理實務操作培訓。根據新準則的要求修訂培訓教材，對執業機構存在問題較多的方面進行詳細重點講解；加強對業務人員檔案管理知識的培訓，提高行業整體檔案意識。

　　（三）根據2008年度考察情況，適時向執業機構推薦檔案代存公司，緩解檔案存放難的壓力。

　　（四）繼續開展業務檔案管理巡查，敦促執業機構提高檔案意識、加強檔案管理。