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會計憑證的保管

2004-1-5 14:11  【 】【打印】【我要糾錯
    為了確保會計資料的安全、完整,《規范》第五十四條和第五十五條分別對會計憑證的傳遞及保管作了具體規定。

    (一)會計憑證的傳遞

    《規范》第五十四條規定:"各單位會計憑證的傳遞程序應當科學、合理,具體辦法由各單位根據會計業務需要自行規定。"會計憑證的傳遞是會計核算得以正常、有效進行的前提,科學合理的傳遞程序應能保證會計憑證在傳遞過程中的安全、及時、準確和完整。在確定傳遞程序時,應該結合本單位的具體情況,如核算工作量的大小、機構及職責設置的繁簡、會計內部分工及職能分割的粗細,等等。要反對無序傳遞,也要注意防止形式化。只做點表面文章,對提高和保證會計核算的質量是不會有實際作用的。

    (二)會計憑證的保管

    《規范》第五十五條對會計憑證的保管,規定得十分具體。

    1.傳遞。會計憑證應當及時傳遞,不得積壓。及時是會計憑證傳遞中的要旨之一。及時傳遞不僅對及時進行會計核算是必要的,而且對會計憑證獲得必要的保管也是十分關鍵的。傳遞不及時,會計憑證散失的可能性就會加大。

    2.分類和編號。會計憑證登記完畢后,應當按照分類和編號順序保管,不得散亂丟失。分類和編號是保管會計憑證的重要方法和手段,也是方便檢索的有效措施,否則會計核算很難順利進行。

    3.裝訂。記帳憑證應當連同所附的原始憑證或者原始憑證匯總表,按照編號順序折疊整齊,按期裝訂成冊并加具封面,注明單位名稱、年度、月份和起訖日期、憑證種類、起訖號碼,由裝訂人在裝訂線封簽處簽名或者蓋章。

    對于數量過多的原始憑證,可以單獨裝訂保管,在封面上注明記帳憑證日期、編號、種類,同時在記帳憑證上注明"附件另訂"和原始憑證名稱及編號。

    各種經濟合同、存出保證金收據以及涉外文件等重要原始憑證,應當另編目錄,單獨登記保管,并在有關的記帳憑證和原始憑證上相互注明日期和編號。

    4.復制。原始憑證不得外借,其他單位如因特殊原因需要使用原始憑證時,經本單位會計機構負責人、會計主管人員批準,可以復制。向外單位提供的原始憑證復制件,應當在專設的登記簿上登記,并由提供人員和收取人員共同簽名或者蓋章。

    5.遺證。從外單位取得的原始憑證如有遺失,應當取得原開出單位蓋有公章的證明,并注明原來憑證的號碼、金額和內容等,由經辦單位會計機構負責人、會計主管人員和單位領導人批準后,才能代作原始憑證。如果確實無法取得證明的,如火、輪船、飛機票等憑證,由當事人寫出詳細情況,由經辦單位會計機構負責人、會計主 管人員和單位領導人批準后,代作原始憑證。

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