隨著IT行業的發展和財會軟件的普及應用，我國的飯店業基本上實行了會計電算化。這大大減輕了賓館財會人員繁瑣計算的工作量，提高了工作效率和正確性，增強了傳遞會計信息能力。然而 “水能載舟，亦能復舟”，對會計電算化疏于管理，也會給賓館帶來難以預料的經濟損失。筆者認為，將電算化等同管理水平的自然提高是認識上的誤區，本文就賓館客帳電算化中的一些常見問題提出整改辦法。

　　一、客帳電算化中的常見病。

　　（一）多種電腦記帳方法同時使用易出服務質量事故。

　　有天一位客人前來某賓館總臺查詢其發生的總費用，因客帳收銀員漏報一筆款項，使客人結帳時碰到了很大的麻煩而向總經理室投訴。這件事引起了我們的思考：這位客帳收銀員平時工作一貫認真仔細，怎麼也會發生漏報款項的事故呢？通過對其過程的模擬操作，我們終于搞清了造成漏報款項的原因：作為軟件開發商而言，總希望自己開發出的軟件能支持更多的記帳方法；這就要求收銀員盡可能熟練地掌握多種記帳的操作程序。上述這筆漏報的款項就是因為電腦記帳時有多種方法，而客帳收銀員在對這筆款項進行電腦記帳時，采用的那種方法不易查詢，即電腦顯示屏不能直觀地、明了地顯示這筆款項，所以造成了差錯。因此，作為賓館的管理層，就必須指定一種適合本賓館業務情況的電腦記帳方法，并以制度規定客帳收銀員只能使用這種便于查詢的電腦記帳方法，才能保證這類事故不再重演。

　　（二）軟件中的技術性錯誤還不少。

　　同任何新生事物一樣，我們對會計電算化的認識，有個不斷熟悉、不斷完善的過程。特別是剛開始使用電腦核算時問題就更多。因為電腦編程是人工安裝的，往往由于電腦工程師某些粗心或對核算體系中的某些細節了解不夠而出現的差錯，反映在電算化上就是技術性問題。這些技術性問題不及時解決會長期影響電算化的正確性。比如：

　　1，不熟悉客帳核算業務。筆者所在的賓館剛開始使用電腦核算客帳時，發現店內轉帳科目中電腦帳和手工帳的差額甚大，經過查對，原來是因為電腦工程師不熟悉轉帳定義所致，安裝程序時誤將店內外轉帳都當作店內轉帳處理了。經向電腦工程師詳細介紹兩種轉帳的差別。即，店內轉帳，這是為方便住店客人的各項消費活動，客人在店內所有消費帳單均有其簽字認可，并注明房號，轉到總臺收銀處統一結帳；還有一種是轉外客帳，是根據客人要求，將客人在賓館內有關消費項目，均由旅行社（或委托單位）統一結帳。兩種轉帳的內容是完全不同的，不能混淆。電腦工程師在搞清楚兩種轉帳的不同概念后，隨即將電腦軟件作了修正。此后電腦帳和手工帳就能做到一致了。

　　2，重復計算預收帳款。有家新建賓館剛開始實行客帳電算化時，電腦帳和手工帳的預收帳款一連幾天總是有些差異。起初該賓館管理層認為電腦是不可能會有計算錯誤的，很可能是因為夜審員的計算能力差，正確性不高所導致的；而夜審員雖也懷疑是自己的錯，但就是查不出錯在哪里。為了搞清楚預收帳款的帳究竟錯在什麼地方，該賓館管理層請了一位能手級的珠算高手重新核算了幾天來發生的預收帳款，經過反復驗算確認手工帳沒有錯，夜審員的計算是正確的。這才懷疑電腦帳中可能有問題，并認定是某個樓面的預收帳款被重復計算了。電腦工程師檢驗了其編制的軟件后，果然是他將這個樓面預收帳款的計算公式在程序中重復設置了。

　　（三）淡化傳統原則的弊端。

　　隨著經濟的發展，在內部牽制的基礎上產生了內部控制。內部控制是社會經濟發展到一定階段的產物，其內容是隨著單位對內強化管理，對外滿足社會需要而不斷豐富和發展起來的。內部控制的規章制度執行了才能體現其有效性。傳統財務的基本原則是“管帳不管錢，管錢不管帳”，只有切實做到辦理貨幣資金業務的不相容崗位相互分離、制約和監督，才能確保貨幣資金的安全。根據執行業務職務與監督職務相分離的內部控制原則，在酒店前臺收銀與夜審這兩個崗位也應嚴格分離。可惜，有不少酒店實行會計電算化后，感到電腦計算快捷、正確，不會出錯，逐漸淡化了傳統原則，將這兩個崗位混為一體，由同一人承擔收銀與夜審的工作，其結果可想而知，素質很差的收銀員貪污上萬元的案件時有所聞，上演了一場又一場“大意失荊州”的悲劇，使國家、企業蒙受了意想不到的損失。這就是丟棄了“管帳不管錢，管錢不管帳”的傳統原則，犯了大忌，將兩個不相容的崗位由一個人包攬而釀成的大禍。

　　二、改進客帳電算化后的對帳方法

　　筆者在實踐中體會到：客帳電算化出現了，但是正確的對帳方法并沒有應運而生，管理水平更沒有做到盡善盡美，相反又產生了許多新的課題有待于我們去研究和探索，有許多空白需要我們去填補。下面是筆者在實踐中摸索出來的客帳電算化的一些對帳方法。

　　（一）客帳電算化后的幾種基本對帳方法。

　　1.全貌對帳法。即賓館實行客帳電算化后，用手工報表與電腦報表逐日核對。

　　2.概貌對帳法。即賓館實行客帳電算化后，用手工帳卡的余額與電腦帳卡的余額逐日核對。

　　3.變量對帳法。即賓館實行客帳電算化后，用手工帳卡各消費項目和收回數的發生額與電腦帳卡各消費項目和收回數的發生額逐日核對。

　　（二）三種對帳方法的比較。

　　1.相同點：三種對帳方法都是安全可靠的。

　　2.不同點：第一種對帳方法工作量最大；第二種對帳方法工作量次之；第三種對帳方法工作量最小，但實際操作有一定的難度，因本方法對基礎帳務的管理水平和收銀員、夜審員的業務水平要求較高。

　　（三）采用哪一種對帳方法好？

　　對這個問題我們不能一概而論，具體情況具體對待。但不論是什么情況，在賓館剛實行客帳電算化時，都必須用全貌對帳法或概貌對帳法與電腦帳并行一段時間。如該賓館基礎帳務的管理水平和收銀員、夜審員的業務水平較高，可采用概貌對帳法；反之則應采用全貌對帳法。因電腦編程是人工安裝的，往往由于電腦工程師某些粗心或對客帳核算體系中的某些細節了解不夠而出現的差錯，反映在客帳電算化上就是技術性問題。這些技術性問題不及時解決就會長期影響客帳電算化的正確性。在手工帳和電腦帳并行一段時間，確認電腦帳正確無誤后，就應該考慮采用變量對帳法了。

　　三、客帳變量對帳法的運用。

　　什么是變量？變量就是客人在住店期間每天在各消費點的發生額。它包括：

　　1，客人在住店期間各消費項目的發生額，如房金、餐費、電話費等等；

　　2，客人結帳后，酒店當日的收回數，收回方式有現金、支票等等。

　　在會計核算中有這樣一個平衡式：期初余額+本期增加-本期減少=本期余額。

　　這是一個重要的會計公理，正確運用這個會計公理就能確保會計信息的真實性、完整性。客房營業收入日報表也是按照這個公理而設計的。在這個重要的會計公理中，本期增加和本期減少是變量，所以我們只要將每天的發生額、收回數這兩個變量核對正確了，客帳日報表的本日余額也就準確無誤了。

　　常用的變量對帳法有單據對帳法、表式對帳法。

　　單據對帳法就是將客人當日在各消費點的消費單據與電腦賬逐項核對，不需要會計輔助報表（多張會計輔助報表，也會相應增加核算和管理難度），操作簡單，缺點是在核對過程中，如出現遺漏等錯誤，不易發現。此法只適宜那些業務量較少的小賓館、小酒店。

　　表式對帳法核算嚴密，難度較高，但安全可靠，一有差錯，馬上就容易發現和糾正。因此筆者認為一般來說，在賓館、酒店還是使用表式對帳法為好（見下表）。

變量對帳表

項目/班次	早班	中班	晚班	合計
房金
餐費
電話費
本日發生額合計
現金
支票
轉帳
本日收回數合計

　　綜上所述， 筆者認為客帳（會計）電算化是一個復雜的系統工程，有很多問題值得我們去研究，而對帳又是會計核算中一個最重要的環節，也是保證帳帳相符最有效的管理手段。我們要與時俱進， 不斷改進，使財務管理水平適應先進生產力的發展要求。