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會計電算化下的會計檔案管理要點有哪些?

2006-9-18 14:49  【 】【打印】【我要糾錯

  問:我公司已經實現會計電算化,請問在會計電算化下有哪些會計檔案?相應的管理要求是什么?

  答:會計電算化會計檔案主要包括三個方面的內容:

  (1)由計算機打印輸出的各種書面形式的會計憑證、會計賬簿、會計報表以及其他會計資料。這些打印輸出的會計憑證、會計賬簿、會計報表以及其他會計資料應當符合國家統一的會計制度規定,根據有關規定立卷歸檔保管,保存期限按《會計檔案管理辦法》的規定執行。

  (2)以磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等介質存儲的會計數據(會計憑證、會計賬簿、會計報表等數據),在未打印成書面形式之前,應當妥善保管并留有副本。這些介質都應當視同會計資料或檔案保管。

  (3)會計電算化系統開發和使用的全套文檔資料及軟件程序,也應當視同會計檔案保管。

  會計電算化會計檔案除必須執行一般的檔案管理制度外,還應當強調各種電算化會計檔案的安全與保密。單位一般應建立以下安全和保密措施:

  ①對電算化會計檔案管理要做到防磁、防火、防潮、防塵等工作,重要會計檔案應準備雙份,存放在兩個以上不同的地點;

  ②采用磁性介質存儲的會計檔案,要定期進行檢查,定期進行復制,防止由于磁性介質損壞而使會計檔案丟失;

  ③嚴格執行安全和保密制度,不得隨意堆放會計檔案,嚴防毀損、散失和泄密;

  ④各種會計資料包括打印出來的會計資料,以及存儲會計資料的軟盤、光盤、微縮膠片等,未經單位負責人同意,不得外借和拿出單位;

  ⑤借閱會計資料,應該履行相應的借閱手續,經手人必須簽字記錄。存放在磁性介質上的會計資料借閬歸還時,還應該認真檢查,防止感染病毒。

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