政府采購(gòu)內(nèi)部控制制度，是指根據(jù)國(guó)家政府采購(gòu)法律、法規(guī)、規(guī)章、制度的規(guī)定，結(jié)合政府采購(gòu)業(yè)務(wù)管理的特點(diǎn)和要求而制定的旨在規(guī)范政府采購(gòu)管理活動(dòng)、體現(xiàn)政府采購(gòu)“公開(kāi)、公平、公正、誠(chéng)信”原則的制度和辦法，它的職能不僅包括授權(quán)進(jìn)行政府采購(gòu)，招投標(biāo)活動(dòng)的各種方式、方法，也包括核算、審核、分析各種信息資料及報(bào)告的程序與步驟，還包括對(duì)政府采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行綜合計(jì)劃、控制和評(píng)價(jià)而制定或設(shè)置的各項(xiàng)規(guī)章制度。因此，建立健全政府采購(gòu)內(nèi)部控制制度，是貫徹國(guó)家政府采購(gòu)法律、法規(guī)、規(guī)章、制度，保證政府采購(gòu)工作有序進(jìn)行的重要措施，也是加強(qiáng)政府采購(gòu)管理的重要手段。

　　我國(guó)在實(shí)行政府采購(gòu)制度后，政策制定、預(yù)算編制、購(gòu)買方式?jīng)Q定、資金支付、監(jiān)督檢查等工作都由財(cái)政部門掌握，權(quán)力相對(duì)集中，如何正確使用權(quán)力，避免公共權(quán)力對(duì)政府采購(gòu)各個(gè)程序的干預(yù)，成為政府采購(gòu)工作中的重要一環(huán)。因此，加強(qiáng)政府采購(gòu)內(nèi)部控制度建設(shè)是使各項(xiàng)權(quán)力得到約束、制衡和監(jiān)督，政府采購(gòu)執(zhí)行得到規(guī)范化、程序化、法制化的保證。

　　一、 加強(qiáng)內(nèi)部控制制度建設(shè)的必要性

　?。ㄒ唬?nbsp;是貫徹政府采購(gòu)法規(guī)制度的重要基礎(chǔ)

　　為了規(guī)范和加強(qiáng)政府采購(gòu)工作，國(guó)家制定發(fā)布了《政府采購(gòu)法》、《招標(biāo)投標(biāo)法》等法律

　　規(guī)章，這些是進(jìn)行政府采購(gòu)活動(dòng)的基本依據(jù)。但這些法律規(guī)章只是從全國(guó)政府采購(gòu)工作總體要求出發(fā)制定的，盡管在制定過(guò)程中盡可能考慮了不同地區(qū)、部門、項(xiàng)目的政府采購(gòu)要求和特點(diǎn)，但相對(duì)于具體的政府采購(gòu)活動(dòng)而言，國(guó)家發(fā)布的法律規(guī)章的各項(xiàng)規(guī)定仍需結(jié)合具體政府采購(gòu)項(xiàng)目、方式和管理特點(diǎn)，要求進(jìn)行具體化，并作必要補(bǔ)充，以使政府采購(gòu)管理工作能滲透到政府采購(gòu)管理的各個(gè)環(huán)節(jié)、各個(gè)方面。這種對(duì)國(guó)家政府采購(gòu)法律法規(guī)具體化的辦法和措施，就是政府采購(gòu)內(nèi)部控制制度所需解決的問(wèn)題。從某種意義上講，政府采購(gòu)內(nèi)部控制制度，是國(guó)家政府采購(gòu)法律法規(guī)的必要補(bǔ)充，是貫徹實(shí)施國(guó)家政府采購(gòu)法律法規(guī)的重要基礎(chǔ)和保證。

　?。ǘ?nbsp;是規(guī)范政府采購(gòu)工作秩序的客觀要求

　　政府采購(gòu)工作涉及使用財(cái)政性資金政府各部門、供應(yīng)商、招標(biāo)投標(biāo)機(jī)構(gòu)等各方面的利益關(guān)系，處理不當(dāng)將會(huì)影響有關(guān)方面的利益，因此政府采購(gòu)工作必須依法進(jìn)行。從我國(guó)推行政府采購(gòu)制度情況來(lái)看，在采購(gòu)過(guò)程中走后門、送回扣、假招標(biāo)、擴(kuò)大預(yù)算、高價(jià)圍標(biāo)低價(jià)搶標(biāo)等腐敗行為屢有發(fā)生，一些單位或人員為了小團(tuán)體或個(gè)人利益，不僅損害了國(guó)家和社會(huì)公眾利益，也對(duì)政府采購(gòu)活動(dòng)的推行和管理帶來(lái)消極影響。因此，加強(qiáng)政府采購(gòu)內(nèi)部控制制度建設(shè)，使政府采購(gòu)管理工作的程序、方法、要求等制度化、規(guī)范化，這樣才能保證政府采購(gòu)管理工作有章可循、有據(jù)可依、規(guī)范有序，才能保證政府采購(gòu)工作在維護(hù)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)秩序中發(fā)揮應(yīng)有的作用。

　?。ㄈ?nbsp;是完善政府采購(gòu)管理制度體系的要求

　　我國(guó)的政府采購(gòu)管理制度體系，通常由法律、法規(guī)、規(guī)章、制度四個(gè)層次構(gòu)成。顯然，內(nèi)部控制制度是政府采購(gòu)管理制度體系的重要組成部分。《政府采購(gòu)法》對(duì)政府采購(gòu)工作的原則、基本方法和程序作了規(guī)定，為政府采購(gòu)活動(dòng)提供了制度保證，但只是指明了工作的方向和目標(biāo)，要實(shí)現(xiàn)目標(biāo)還需要根據(jù)規(guī)定并結(jié)合管理要求進(jìn)行充實(shí)和細(xì)化，才能使政府采購(gòu)法律規(guī)定落到實(shí)處，進(jìn)而保證政府采購(gòu)管理制度體系的完整性和有效性。

　　（四） 是適應(yīng)加入世界貿(mào)易組織的要求

　　根據(jù)世界貿(mào)易組織的要求，我國(guó)加入WTO后，國(guó)外供應(yīng)商與國(guó)內(nèi)供應(yīng)商有同等的“國(guó)民待遇”，可以平等地參與我國(guó)政府采購(gòu)招標(biāo)活動(dòng)（江澤民同志在2001 年上海APEC會(huì)議上承諾，到2020年，開(kāi)放我國(guó)政府采購(gòu)市場(chǎng)）。因此，必須加強(qiáng)政府采購(gòu)內(nèi)部控制制度建設(shè)，才能避免在政府采購(gòu)中行政干預(yù)過(guò)多，甚至存在“暗箱操作”的現(xiàn)象，才能使政府采購(gòu)管理工作滲透到政府采購(gòu)活動(dòng)的各個(gè)環(huán)節(jié)、各個(gè)方面，才能不僅有利于政府采購(gòu)的公平競(jìng)爭(zhēng)，更有利于維護(hù)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)秩序，樹(shù)立政府形象。

　　二、 內(nèi)部控制制度建設(shè)的基本原則

　　（一）合法性原則

　　即應(yīng)當(dāng)符合并嚴(yán)格執(zhí)行法律、法規(guī)和國(guó)家統(tǒng)一的政府采購(gòu)法律制度的規(guī)定。依法辦事是政府采購(gòu)工作的首要準(zhǔn)則，也是制定政府采購(gòu)內(nèi)部控制制度的首要原則。因此，政府采購(gòu)內(nèi)部控制制度建設(shè)應(yīng)當(dāng)符合《政府采購(gòu)法》、《招標(biāo)投標(biāo)法》、《合同法》、《建筑法》、《產(chǎn)品質(zhì)量法》等法律的規(guī)定，以避免擾亂政府采購(gòu)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)秩序。

　?。ǘ┻m應(yīng)性原則

　　即政府采購(gòu)內(nèi)部控制制度應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)我國(guó)政府采購(gòu)的特點(diǎn)和要求，不能因追求先進(jìn)而脫離我國(guó)實(shí)際，不能生搬硬套，必須從我國(guó)實(shí)際出發(fā)，才能使政府采購(gòu)內(nèi)部控制制度適應(yīng)政府采購(gòu)管理要求并發(fā)揮作用。

　?。ㄈ┮?guī)范性原則

　　即應(yīng)當(dāng)全面規(guī)范政府采購(gòu)的各項(xiàng)工作，保證政府采購(gòu)工作的有序進(jìn)行。規(guī)范性原則的基本要求主要體現(xiàn)在：一方面要體現(xiàn)控制的全面性。從控制范圍看，內(nèi)部控制應(yīng)涵蓋政府采購(gòu)的每個(gè)過(guò)程、部門、環(huán)節(jié)和每個(gè)人，包括單位內(nèi)部相互牽制和單位與單位之間的相互牽制；從控制內(nèi)容看，不僅要對(duì)具體業(yè)務(wù)活動(dòng)進(jìn)行控制，還要把控制環(huán)境、會(huì)計(jì)系統(tǒng)、控制程序納入政府采購(gòu)范疇；從時(shí)間上看，不僅要事中控制，還要實(shí)施事前和事后控制；從縱向?qū)蛹?jí)看，要從一般員工控制逐步擴(kuò)大到?jīng)Q策層甚至最高決策者，形成人人、事事、時(shí)時(shí)都能遵守內(nèi)部控制制度。另一方面要體現(xiàn)方法的科學(xué)規(guī)范性。政府采購(gòu)內(nèi)部控制制度要符合并體現(xiàn)政府采購(gòu)方法的科學(xué)性，政府采購(gòu)內(nèi)部控制制度要符合并體現(xiàn)政府采購(gòu)活動(dòng)中諸如采購(gòu)方式、評(píng)標(biāo)方法等的科學(xué)性，不能與一些與政府采購(gòu)活動(dòng)相關(guān)的會(huì)計(jì)、統(tǒng)計(jì)、管理學(xué)科的基本方法和要求相違背。

　?。ㄋ模┛茖W(xué)性原則

　　政府采購(gòu)內(nèi)部控制制度建設(shè)的科學(xué)性原則，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

　　一是科學(xué)合理的可操作性，政府采購(gòu)的各項(xiàng)內(nèi)部控制制度的執(zhí)行應(yīng)有明確的程序，在各控制關(guān)鍵點(diǎn)或風(fēng)險(xiǎn)區(qū)域時(shí)段，要明確與該控制點(diǎn)相關(guān)的操作步驟、各步驟涉及的部門或崗位所應(yīng)履行的職責(zé)權(quán)限。制定的各項(xiàng)內(nèi)部控制制度應(yīng)當(dāng)便于操作和執(zhí)行，缺乏和科學(xué)性和不易操作的管理制度，是不會(huì)有生命力的。

　　二是利于控制的相互牽制性。即一項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)必須分配給具有相互制約關(guān)系的兩個(gè)或兩個(gè)以上的職位分別完成。在橫向關(guān)系上，一項(xiàng)工作至少要由彼此獨(dú)立的兩個(gè)部門或人員辦理，以使該部門或人員的工作接受另一部門或人員的檢查和制約；從縱向關(guān)系上，一項(xiàng)工作至少要經(jīng)過(guò)不隸屬的兩個(gè)或兩個(gè)以上的崗位和環(huán)節(jié)，以使下級(jí)受上級(jí)監(jiān)督，上級(jí)受下級(jí)牽制。嚴(yán)禁一個(gè)部門既管審批又管執(zhí)行，支付款項(xiàng)所需印章全部由一個(gè)人保管等行為。

　　三是便于檢查的標(biāo)準(zhǔn)性，即制定一套可以參照的、定性和定量相結(jié)合，具有客觀性和可比性的內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn)和指標(biāo)體系。每個(gè)流程，根據(jù)內(nèi)部控制的要求，建立針對(duì)各個(gè)環(huán)節(jié)的標(biāo)準(zhǔn)。當(dāng)一個(gè)采購(gòu)項(xiàng)目完成后，由監(jiān)督檢查部門對(duì)每個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行評(píng)價(jià)和打分，并分析產(chǎn)生偏差的原因，分清責(zé)任。

　　四是內(nèi)外結(jié)合，定期完善。由于內(nèi)部控制制度存在其固有的局限性，表現(xiàn)為：受制于成本效益原則；僅針對(duì)常規(guī)業(yè)務(wù)活動(dòng)而設(shè)計(jì)；可能因執(zhí)行人員的粗心大意、精力分散、判斷失誤以及對(duì)指令的誤解而失效；可能因有關(guān)人員相互勾結(jié)、內(nèi)外串通而失效；可能因執(zhí)行人員濫用職權(quán)或屈從于外部壓力而失效；可能因業(yè)務(wù)性質(zhì)的改變而削弱或失效。為了保證政府采購(gòu)健康運(yùn)行，在內(nèi)部控制制度作用弱化或無(wú)法發(fā)揮作用的環(huán)節(jié)，運(yùn)用外部控制手段進(jìn)行監(jiān)督，同時(shí)還應(yīng)根據(jù)執(zhí)行情況和管理需要不斷完善，以保證政府采購(gòu)內(nèi)部控制制度更加適應(yīng)管理需求。

　　三、 加強(qiáng)政府采購(gòu)內(nèi)部控制制度建設(shè)的幾點(diǎn)建議

　?。ㄒ唬?nbsp;建立健全適應(yīng)政府采購(gòu)特點(diǎn)的內(nèi)部控制環(huán)境

　　任何政府采購(gòu)活動(dòng)的控制都存在于一定的控制環(huán)境之中，所謂政府采購(gòu)內(nèi)部控制環(huán)境，是指對(duì)政府采購(gòu)內(nèi)部控制的建立和實(shí)施有重大影響的因素的統(tǒng)稱。它的好壞直接決定著其他控制能否實(shí)施或?qū)嵤┑男Ч?。它既可以增?qiáng)也可削弱特定控制的有效性。要建立健全適應(yīng)政府采購(gòu)特點(diǎn)的內(nèi)部控制環(huán)境，應(yīng)包括以下幾方面的內(nèi)容：

　　建立供應(yīng)商誠(chéng)信制度。供應(yīng)商，是政府采購(gòu)當(dāng)事人之一，供應(yīng)商對(duì)政府采購(gòu)活動(dòng)的積極參與，不僅給政府采購(gòu)帶來(lái)無(wú)限生機(jī)，也給政府采購(gòu)帶來(lái)了競(jìng)爭(zhēng)和活力，政府采購(gòu)活動(dòng)離不開(kāi)供應(yīng)商的參與，因此，加強(qiáng)供應(yīng)商管理是建立健全內(nèi)部控制環(huán)境的一個(gè)重要方面。具體來(lái)說(shuō)，建立供應(yīng)商誠(chéng)信制度，一方面要實(shí)行注冊(cè)登記制度，規(guī)定供應(yīng)商準(zhǔn)入政府采購(gòu)市場(chǎng)的資格和條件，制定供應(yīng)商資格申報(bào)、審查、認(rèn)定管理辦法，對(duì)供應(yīng)商準(zhǔn)入資格進(jìn)行審批、備案、年檢；另一方面要建立供應(yīng)商信息庫(kù)，做好供應(yīng)商的履約情況記錄，建立健全其經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)考核資料，并定期將記錄及考核資料匯總報(bào)送管理機(jī)構(gòu)，以便對(duì)其進(jìn)行全面監(jiān)督。

　　加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)機(jī)關(guān)采購(gòu)人才的管理和建設(shè)。隨著政府采購(gòu)規(guī)模、范圍和領(lǐng)域的延伸，政府采購(gòu)需要大量的既懂招投標(biāo)、合同、法律、市場(chǎng)調(diào)查，又懂機(jī)電、建筑等行業(yè)知識(shí)的復(fù)合型人才。因此，一方面，要對(duì)政府采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)實(shí)行準(zhǔn)入制度，加強(qiáng)政府采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)的專業(yè)素質(zhì)，保證政府采購(gòu)的質(zhì)量，堅(jiān)決把一些不符合代理資質(zhì)的中介機(jī)構(gòu)摒除在政府采購(gòu)市場(chǎng)之外；另一方面，要建立專家信息庫(kù)，加強(qiáng)對(duì)行業(yè)專家的管理，不僅要建立定期聯(lián)絡(luò)制度，為專家寄發(fā)學(xué)習(xí)資料，讓專家及時(shí)了解和掌握政府采購(gòu)相關(guān)知識(shí)和工作動(dòng)態(tài)，而且要建立對(duì)專家能力的考核制度，包括對(duì)專家的工作態(tài)度、專業(yè)水平、分析表達(dá)能力，綜合水平和有無(wú)違紀(jì)違規(guī)行為的考核，保證政府采購(gòu)項(xiàng)目的評(píng)審質(zhì)量。

　　加強(qiáng)政府采購(gòu)信息管理，提高透明度。政府采購(gòu)的公開(kāi)和透明，是政府采購(gòu)的生命線，沒(méi)有全方位公開(kāi)和透明作為保障，政府采購(gòu)就不可能真正符合社會(huì)公眾的要求，也不可能實(shí)現(xiàn)科學(xué)化采購(gòu)。要提高“透明度”，首先，政府采購(gòu)法律法規(guī)必須透明；其次，政府采購(gòu)需求信息應(yīng)該透明，這是實(shí)現(xiàn)政府采購(gòu)公開(kāi)、公平、公正最重要的環(huán)節(jié)之一；第三，供應(yīng)商資格審查的方法與標(biāo)準(zhǔn)透明，可以避免對(duì)不同供應(yīng)商采取不同方式造成供應(yīng)商之間不能平等取得政府采購(gòu)供應(yīng)商資格；第四，政府采購(gòu)的過(guò)程透明，人們才能對(duì)采購(gòu)過(guò)程中是否有違規(guī)行為進(jìn)行監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)出現(xiàn)的問(wèn)題；第五，政府采購(gòu)評(píng)標(biāo)的方法與標(biāo)準(zhǔn)透明，供應(yīng)商才能更好地有針對(duì)性投標(biāo)，評(píng)委才能有明確的評(píng)標(biāo)尺度，社會(huì)各方面才能更好地監(jiān)督評(píng)標(biāo)的公正性；第六，政府采購(gòu)的結(jié)果透明，能使投標(biāo)供應(yīng)商和潛在供應(yīng)商對(duì)照自身情況，衡量采購(gòu)結(jié)果是否存在問(wèn)題，從而進(jìn)行有效監(jiān)督；第七，政府采購(gòu)的記錄透明，既可以作為查詢政府采購(gòu)行為是否公正的依據(jù)，又可作為總結(jié)采購(gòu)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、不斷完善采購(gòu)行為的寶貴資料；第八，政府采購(gòu)糾紛處理結(jié)果透明，以便投訴方及其他相關(guān)利益主體和社會(huì)公眾了解仲裁結(jié)果，了解是非對(duì)錯(cuò)，同時(shí)，也是對(duì)仲裁是否公正進(jìn)行有效監(jiān)督。

　　加快政府法律體系建設(shè)，特別是與《政府采購(gòu)法》配套的政府采購(gòu)具體程序管理、政府采購(gòu)活動(dòng)文件管理、政府采購(gòu)合同管理、政府采購(gòu)質(zhì)疑與投訴管理、政府采購(gòu)監(jiān)督檢查、政府采購(gòu)人員專業(yè)崗位任職要求、集中采購(gòu)機(jī)構(gòu)考核等方面的單行辦法或具體規(guī)定的建設(shè)，同時(shí)，做好《政府采購(gòu)法》與相關(guān)法規(guī)的銜接，做到相互協(xié)調(diào)，彼此補(bǔ)充，為政府采購(gòu)市場(chǎng)的繁榮和規(guī)范運(yùn)行提供法律保障。

　　加強(qiáng)職業(yè)道德建設(shè)。職業(yè)道德是控制環(huán)境的重要方面，是建立合適的控制環(huán)境的基礎(chǔ)。政府采購(gòu)人員代表政府采購(gòu)從事采購(gòu)活動(dòng)，應(yīng)當(dāng)有高尚的職業(yè)道德要求，包括：：應(yīng)當(dāng)奉公守法、廉潔自律、樹(shù)立政府采購(gòu)良好形象；應(yīng)當(dāng)誠(chéng)實(shí)守信、勤勉盡責(zé)，忠實(shí)維護(hù)采購(gòu)人的利益；應(yīng)當(dāng)保守國(guó)家機(jī)密和供應(yīng)商的商業(yè)秘密，自覺(jué)維護(hù)國(guó)家利益和社會(huì)公共利益；應(yīng)當(dāng)珍視和維護(hù)政府采購(gòu)人員職業(yè)聲譽(yù)，模范遵守社會(huì)公德；應(yīng)當(dāng)努力鉆研業(yè)務(wù)，不斷提高職業(yè)水平；應(yīng)當(dāng)積極參加社會(huì)公益活動(dòng)。因此，要在政府采購(gòu)工作中形成一種誠(chéng)信、公正、公平的環(huán)境，通過(guò)道德的力量約束每個(gè)人，使每個(gè)人具有良好的動(dòng)機(jī)和思想。

　　（二） 完善政府采購(gòu)會(huì)計(jì)系統(tǒng)

　　政府采購(gòu)會(huì)計(jì)系統(tǒng)，它是指為了匯總、分析、分類、記錄、報(bào)告政府采購(gòu)交易活動(dòng)而建立的方法和記錄。一個(gè)有效的政府采購(gòu)會(huì)計(jì)系統(tǒng)應(yīng)能做到以下幾點(diǎn)：（一）確認(rèn)并記錄所有真實(shí)的采購(gòu)交易活動(dòng)。（二）及時(shí)且充分詳細(xì)地描述交易。（三）準(zhǔn)確計(jì)量交易的價(jià)值。（四）確定交易發(fā)生的期間，并記錄在適當(dāng)?shù)臅?huì)計(jì)期間。（五）在報(bào)表中適當(dāng)表達(dá)交易相關(guān)事項(xiàng)。因此，要進(jìn)一步完善政府采購(gòu)會(huì)計(jì)制度，全面反映政府采購(gòu)的價(jià)值運(yùn)動(dòng)和實(shí)物運(yùn)動(dòng)，反映采購(gòu)效率，應(yīng)做好以下幾個(gè)方面：

　　首先，要建立政府采購(gòu)會(huì)計(jì)管理體系，包括建立崗位責(zé)任制度、帳務(wù)處理程序制度、內(nèi)部牽制制度、稽核制度、原始記錄管理制度、驗(yàn)收清查制度、采購(gòu)活動(dòng)審批制度、績(jī)效分析制度等，以避免在政府采購(gòu)過(guò)程中出現(xiàn)不必要的失誤，規(guī)范政府采購(gòu)會(huì)計(jì)活動(dòng)。

　　其次，要加快預(yù)算會(huì)計(jì)的改革步伐。（1）預(yù)算會(huì)計(jì)應(yīng)逐步由現(xiàn)金制向權(quán)責(zé)發(fā)生制政府采購(gòu)會(huì)計(jì)過(guò)渡。將預(yù)算內(nèi)外資金、單位自籌資金、債權(quán)、債務(wù)關(guān)系和應(yīng)收款、應(yīng)付款、形成資產(chǎn)的分布等情況通過(guò)會(huì)計(jì)制度反映出來(lái)。（2）在增加采購(gòu)預(yù)算科目的同時(shí)，重新設(shè)計(jì)政府采購(gòu)預(yù)算科目，不僅要按功能設(shè)置會(huì)計(jì)科目，還要按具體單位和基礎(chǔ)上設(shè)計(jì)會(huì)計(jì)科目。（3）應(yīng)加強(qiáng)國(guó)庫(kù)集中支付中心的會(huì)計(jì)責(zé)任。如在出納環(huán)節(jié)，加強(qiáng)銀行預(yù)留印鑒的管理，財(cái)務(wù)專用章由專人保管。個(gè)人名章由本人或其授權(quán)人保管，嚴(yán)禁一個(gè)人保管支付款項(xiàng)的全部印章。

　　第三，建立政府采購(gòu)檔案管理制度，保證文件資料真實(shí)完整、安全保密，為政府采購(gòu)的統(tǒng)計(jì)分析、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、接受監(jiān)督檢查、處理糾紛、制定相關(guān)政策等工作提供客觀依據(jù)。管理制度應(yīng)包括檔案要有專職人員或部門負(fù)責(zé)，要建立檔案審核、立卷、歸檔、貯存和管理制度；要建立借閱制度；要明確保管期限；要建立歸檔、保存和銷毀的規(guī)范程序等。

　　（三） 規(guī)范政府采購(gòu)控制程序

　　政府采購(gòu)控制程序，它是由為合理保證政府采購(gòu)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)而建立的政策和程序組成。它既可應(yīng)用于政府采購(gòu)的某項(xiàng)交易活動(dòng)中，也可以融合應(yīng)用于控制環(huán)境或會(huì)計(jì)系統(tǒng)的特定組成部分。一般包括交易授權(quán)、職責(zé)劃分、憑證與記錄控制、資產(chǎn)接觸與使用、獨(dú)立稽核五個(gè)方面內(nèi)容。筆者以為政府采購(gòu)控制程序應(yīng)做好以下幾個(gè)方面：

　?。ㄒ唬┙⒂行У恼少?gòu)流程，一方面請(qǐng)購(gòu)、采購(gòu)、驗(yàn)收、付款等環(huán)節(jié)應(yīng)有交易授權(quán)，有相關(guān)主管人員簽字；另一方面請(qǐng)購(gòu)與審批、詢價(jià)與確定供應(yīng)商、采購(gòu)合同的訂立與審批、采購(gòu)與驗(yàn)收、采購(gòu)、驗(yàn)收與相關(guān)會(huì)計(jì)記錄、付款審批與付款執(zhí)行應(yīng)適當(dāng)分離，以確保不相容崗位相互分離、制約和監(jiān)督。

　?。ǘ﹦澢逭少?gòu)的政策制定、預(yù)算編制、執(zhí)行采購(gòu)計(jì)劃、監(jiān)督、驗(yàn)收等職能的界線，形成各部門之間的相互制約機(jī)制。即：（1）財(cái)政部門負(fù)責(zé)采購(gòu)計(jì)劃的審批、監(jiān)督檢查和政府采購(gòu)市場(chǎng)準(zhǔn)入，但不直接參與具體采購(gòu)事務(wù)，其中監(jiān)督檢查包括政府采購(gòu)法律、法規(guī)、規(guī)章的執(zhí)行情況、采購(gòu)人員的職業(yè)素質(zhì)和專業(yè)技能管理、受理供應(yīng)商投訴、審查供應(yīng)商準(zhǔn)入資格等。（2）政府采購(gòu)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)管理和組織采購(gòu)工作，但無(wú)權(quán)支付貨款。（3）采購(gòu)單位負(fù)責(zé)驗(yàn)收貨物。（4）財(cái)政部門國(guó)庫(kù)支付采購(gòu)資金。

　　（三）完善政府采購(gòu)預(yù)算編制，做好“源頭控制”，完善預(yù)算編制程序。在財(cái)政預(yù)算和采購(gòu)單位之間建立復(fù)核制度。每一財(cái)政年度終了時(shí)，財(cái)政部門總預(yù)算、國(guó)庫(kù)支付中心、中國(guó)人民銀行、代理商業(yè)銀行、預(yù)算單位之間定期對(duì)帳。