隨著網絡時代的到來，社會生活的方方面面正在發生深刻的變化。以Internet為基礎的網絡技術，也在改變著企業的管理方式。與之相適應，企業的信息系統正在由電子數據處理(EDP)、管理信息系統(MIS)向決策支持系統(DSS)轉化。作為企業信息系統的核心子系統，會計信息系統的設計理念和功能定位必然要發生變化，以適應網絡時代的要求。



　　學術界最近提出，將過去會計電算化的概念加以揚棄，以“會計信息化”代替“會計電算化”，由過去面向單用戶的會計電算化信息系統ElectronicDataProcessingSystem，升級為適用于網絡用戶的電算化會計信息系統ComputerizedAccountingInformationSystem。網絡時代的電算化會計信息系統必然要具備獨立性、層次性和網絡化的特征。以企業內部局域網(Intranet)、關聯企業網絡(Extranet)和國際互聯網(Internet)為基礎，企業電算化會計信息系統形成了三個層次，各層次之間進行著信息傳送，又以防火墻為界，相互獨立，避免網絡風險。同時，各層次內部，尤其是企業局域網內部也形成層次分明、縱橫交錯的網絡系統。在這樣的系統中，會計信息可以順暢有序的流動，并得到有效的管理，這將更加有助于決策。



　　電算化會計信息系統得以實現的必要條件是劃分信息傳輸各層次、各部門之間的邊界，以及設定各邊界之間的信息接口。過去的會計電算化信息系統與企業其他信息系統之間很少有信息交流，例如，企業人事部門對于工資、獎金的發放自行管理，有關信息不能傳遞至財會部門，致使后者要重新對工資和獎金加以確認、計量和記錄，并將其作為一個獨立模塊納入帳務處理系統，同樣的情況也發生在倉儲部門、銷售部門與財會部門之間。這造成數據冗余、效率低下，也不利于人員、部門合理有效的設置。網絡時代的電算化會計信息系統只是一個相對獨立的網絡空間，它與企業信息系統的其他子系統之間不斷進行著數據傳送，實現信息共享，以電算化會計信息系統為核心的企業信息系統及其信息流向如圖所示(箭頭代表信息流向)。



　　這一基于Intranet的企業信息系統只有在電算化會計信息系統與其他子系統之間設置信息接口，才可以有效運轉。常用憑證就是這樣一個適用于網絡時代的電算化會計信息系統數據接口。



　　一、常用憑證的設計思路



　　所謂“常用憑證”，是指在企業會計核算中對于經常發生，或者雖不經常發生，但具有一定規律性的經濟業務所制作的記帳憑證。對這類經濟業務加以歸納，找到其核算的特點，用通俗的語言，而非會計語言加以描述，就可以使制作憑證的主體和過程得以改變，適應網絡化的要求。



　　具體的設計思路為，將記帳憑證的制作模塊分為三個層次：



　　第一層次處于模塊的表層，面向非會計專業人員，此時，制作憑證所需要的會計語言，如科目、借貸方向等已經被高度通俗化和具體化，憑證制作人員只需根據原始憑證的有關信息即可順利完成工作，因此，即使是非會計部門的工作人員也可勝任。例如，對于采購部門的人員來講，他只要將采購貨物的名稱、單價、數量、用途、結算方式、運費金額等信息錄入計算機，憑證就可以自動生成，并通過網絡傳送至財會部門。



　　第二層次處于模塊的中層，面向一般會計人員。記帳憑證一經到達財會部門，為保證憑證制作的準確無誤，會計人員要對其進行審核。由于這一過程需要較多的會計專業知識，所以只有會計人員才能勝任。盡管通過縝密的設計，常用憑證制作一般不會發生系統性錯誤，但不能認為非會計人員不會發生諸如理解錯誤、錄入錯誤等非系統性錯誤。因此，審核過程是會計信息質量得以保證所必需的。



　　第三層次處于模塊的底層，面向財務主管人員和系統維護人員。這一層次的工作主要是對企業的日常業務加以總結歸納，進行常用憑證定義，連接第一層次和第二層次，使系統得以順利運轉。這些工作不僅需要綜合全面的會計知識，而且需要網絡線路及終端的維護知識，所以只有財務主管和系統維護人員才可以勝任。當然，網絡時代的高層財務人員必須對網絡知識有相當的了解。



　　這三個層次有機聯系，又各具特征，第一層次和第二層次較為穩定，業務人員和一般會計人員無法修改憑證錄入和審核的界面，第三層次可以修改，但只有財務主管和系統維護師才有修改權限，這就保證了整個常用憑證制作系統的穩定性。



　　二、常用憑證的定義和制作過程



　　常用憑證是根據企業經常發生的業務制作的，因此，要使常用憑證設計合理，首先必須分析企業的日常業務，對在會計處理上具有共性的業務歸為一類，總結出制作同一類經濟業務的憑證所需的信息，這是個別到一般的過程。然后，設計面向非會計人員的常用憑證制作界面，通過這一界面輸入的信息生成常用憑證數據庫，并將其與記帳憑證數據庫進行鏈接，自動生成針對每一筆經濟業務的記帳憑證，這是一般到個別的過程。



　　1.對經濟業務的分析



　　我們選取了一個小型工業企業。該企業1999年12月共發生了126項經濟業務，經過分析，我們認為有兩種類型的經濟業務適宜作常用憑證，一種是在企業經營活動中經常發生的，如下圖所示，這些經濟業務占這個工業企業全部經濟業務的一半以上：



　　還有一種是發生頻率不高，但在每個月份或者每年的固定時間發生，帶有一定規律性，如計提折舊、計提和交納稅金、成本結轉、利潤結轉等業務，核算內容相對穩定，也適于制作常用憑證。



　　2.常用憑證的定義



　　常用憑證的定義實際上是確定通過常用憑證所要采集信息的名稱、類型、數據格式等，也即確定常用憑證數據庫的字段結構。



　　我們以“銷售”常用憑證為例，介紹一下常用憑證定義的大體情況：



　　常用憑證主要面向非會計人員，從原始憑證上直接采集數據，因此，數據庫的字段名要通俗易懂，數據采集要可行，一般不必對原始憑證的數據進行再加工。例如，“銷售”常用憑證數據庫中的品名、單價、數量等數據可以從銷售發票上取得，結算方式、購貨單位等信息可以從銷售合同或訂單上取得。



　　3.常用憑證數據庫與記帳憑證數據庫的鏈接



　　我們還是以“銷售”常用憑證為例，分析一下常用憑證數據庫與記帳憑證數據庫之間的數據關系：



　　通過定義，由常用憑證輸入的信息，就進入到記帳憑證數據庫，具體的實現方式可以通過Fox數據庫語言中的關系語句setrelationto，并通過“索引號”建立鏈接關系。數據庫語言提供了功能強大的關系語句，使常用憑證數據庫與記帳憑證數據庫的鏈接成為可能，并且為網絡上的數據管理提供了方便。



　　由于常用憑證適用于一類經濟業務，而不同的經濟業務又各具特點，對于會計核算來講，不同的經濟業務，其借貸方向、科目必然不同，這就產生了一類經濟業務中的共性與個性的矛盾。常用憑證定義用iif()函數來解決這一矛盾。例如，對于銷售業務，針對結算方式的不同，利用iif()函數進行條件判斷，如果是現銷，記帳憑證借方記入“銀行存款”，如果是托收承付，借方記入“應收帳款”，等等。



　　這樣，常用憑證數據庫就與記帳憑證數據庫之間建立了有機聯系，也即，非會計信息與會計信息之間建立了聯系，最終，非會計部門與會計部門之間建立了聯系。企業網絡中不同部門向會計部門傳遞信息，通過常用憑證得以完成。這既實現了人員、部門分工的專業化、層次化，又實現了企業內部信息共享，減少重復勞動，提高了工作效率，更重要的是，常用憑證為網絡時代的電算化會計信息系統提供了數據接口，為更高層次會計軟件的設計開發創造了條件。