當(dāng)前大多數(shù)財(cái)務(wù)軟件都設(shè)計(jì)了應(yīng)付款模塊并實(shí)現(xiàn)了對應(yīng)付款的明細(xì)核算，但主要功能集中在應(yīng)付帳款記錄和統(tǒng)計(jì)匯總方面；其處理對象是應(yīng)付項(xiàng)目本身，是對過去集成在帳務(wù)系統(tǒng)中的應(yīng)付科目帳務(wù)處理的獨(dú)立和細(xì)化。這種處理模式不能反映采購過程應(yīng)付項(xiàng)目形成的全過程，不能滿足采購過程內(nèi)部控制的需要，也缺乏對供應(yīng)商和物資價(jià)格的決策能力。

　　這種核算型的應(yīng)付款模塊反映的是采購資金信息，而采購物資的物流信息集成于收發(fā)存管理模塊，因而企業(yè)在生產(chǎn)組織中改變物流時(shí)（如改變訂單交貨期要求供應(yīng)商提前交貨），要花費(fèi)人力重新平衡物流和資金流（如重編采購資金計(jì)劃以合理調(diào)度有限的資金）；改變付款政策對生產(chǎn)經(jīng)營的影響也不可預(yù)測。這種模式下應(yīng)付款模塊、物流模塊乃至客戶商模塊是獨(dú)立和松散的，管理職能作用的發(fā)揮非常有限。因此有必要改變現(xiàn)有財(cái)務(wù)軟件應(yīng)付款的處理模式，使應(yīng)付款模塊在完整反映采購業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)上滿足企業(yè)內(nèi)部控制，加強(qiáng)對供應(yīng)商及其價(jià)格決策能力的需要。

　　一、集成物流的應(yīng)付款模塊的處理模式特點(diǎn)

　　集成物流的管理型應(yīng)付款處理模式下對應(yīng)付款的管理突破了核算的局限，增強(qiáng)了對供應(yīng)商的決策能力，強(qiáng)化了內(nèi)部控制特別是采購目標(biāo)成本的控制。其核心是對采購過程分環(huán)節(jié)的反映和控制；將以前分散的供應(yīng)商信息、應(yīng)付資金信息及物流信息進(jìn)行有效的集成管理；應(yīng)付款每一記錄都能對應(yīng)采購的動(dòng)因、過程及結(jié)果。這種集成物流的管理型應(yīng)付款系統(tǒng)的主要特點(diǎn)有：

　　1、管理應(yīng)付款形成全過程。企業(yè)根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃和產(chǎn)品組成運(yùn)行物料需求計(jì)劃（MRP）運(yùn)算得出采購計(jì)劃，它是應(yīng)付款形成的起點(diǎn)，是應(yīng)付款的預(yù)算子模塊，它形成采購資金需求計(jì)劃；根據(jù)供應(yīng)商歷史庫或通過物資詢價(jià)，確定供應(yīng)商和采購價(jià)并簽訂采購合同，采購合同是應(yīng)付款形成的依據(jù)，它是應(yīng)付款的計(jì)劃子模塊，通過它形成釆購客戶付款計(jì)劃；企業(yè)根據(jù)生產(chǎn)進(jìn)度組織采購物資的入庫形成實(shí)際的應(yīng)付款，并合理調(diào)配有限的采購資金組織付款，它們是應(yīng)付款的核算子模塊；以采購計(jì)劃為起點(diǎn)，采購合同為依據(jù)，記錄采購物資應(yīng)付、實(shí)付信息并進(jìn)行分類控制是管理型應(yīng)付款模塊的結(jié)構(gòu)特點(diǎn)。

　　2、完整反映采購成本信息。某項(xiàng)材料的釆購成本的形成涉及多個(gè)供應(yīng)商、加工商或協(xié)作者，而且含有不同性質(zhì)的成本（如買價(jià)和運(yùn)費(fèi)、廠外加工成本，廠內(nèi)加工的專項(xiàng)費(fèi)、雜費(fèi)分?jǐn)偟龋?。管理型?yīng)付款模塊對這些費(fèi)用進(jìn)行審核記錄時(shí)，要分類反映各種性質(zhì)的采購成本的形成來源、應(yīng)付款的組成對象，對各個(gè)環(huán)節(jié)的采購費(fèi)用進(jìn)行記錄和分析。完整反映采購過程中的成本組成是簡化應(yīng)付款處理過程和有效加強(qiáng)采購成本控制的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)。

　　3、有效控制采購過程。這種模式下財(cái)務(wù)人員借助應(yīng)付帳簿和與之有關(guān)的采購計(jì)劃、采購合同、入庫單及庫存明細(xì)信息能監(jiān)管采購全過程；供應(yīng)商、價(jià)格庫和標(biāo)準(zhǔn)采購成本信息等能在采購過程中不斷完善；對采購資金能加以有效的控制；由于采購資金流、物流和信息流得到了統(tǒng)一，財(cái)務(wù)人員能掌握更多的決策信息，從而施行更有利的內(nèi)部控制。

　　4、綜合體現(xiàn)為一套數(shù)據(jù)二種視圖。這種處理模式下應(yīng)付款帳簿信息來源于釆購和庫存模塊，具體是指應(yīng)付款模塊數(shù)據(jù)在采購和庫存模塊登記，財(cái)會(huì)部門對相關(guān)數(shù)據(jù)審核形成帳簿記錄，并分析形成有效的財(cái)務(wù)控制信息，這種應(yīng)付款處理模式能同時(shí)滿足會(huì)計(jì)核算和管理的需要。“一套數(shù)據(jù)、二種視圖”的處理模式是應(yīng)付款模塊發(fā)揮核算和管理職能的技術(shù)基礎(chǔ)。

　　二、應(yīng)付款模塊設(shè)計(jì)的關(guān)鍵問題

　　1、采購及付款過程的規(guī)范。多數(shù)企業(yè)的采購和應(yīng)付款管理有成熟的處理流程，但問題在于在推行財(cái)務(wù)信息化過程中沒有體現(xiàn)這些成熟的流程。因此，應(yīng)付款模塊的設(shè)計(jì)首先要注重規(guī)范和集成供應(yīng)鏈上與采購有關(guān)的信息。

　　2、改進(jìn)入庫子模塊的功能設(shè)計(jì)和界面設(shè)計(jì)?，F(xiàn)有財(cái)務(wù)軟件在入庫登記上采用與手工方式相近似的處理界面，這看起來符合操作人員的習(xí)慣，但這一環(huán)節(jié)恰恰構(gòu)成應(yīng)付款管理信息瓶頸。因?yàn)槿霂靻巫鳛樽钪饕娜霂煨畔浫虢缑妫绻坏怯洸少徫镔Y成本和數(shù)量的最終信息，而不反映采購過程不同供應(yīng)商、運(yùn)輸商和協(xié)作商（或協(xié)作部門）的價(jià)格組成信息，就不可能形成應(yīng)付款信息和多種價(jià)格信息，不利于對物資采購過程中不同環(huán)節(jié)的成本進(jìn)行分析。結(jié)合單據(jù)流轉(zhuǎn)和控制過程改進(jìn)入庫設(shè)計(jì)是實(shí)現(xiàn)應(yīng)付款模塊管理職能的保證。

　　3、信息處理流程要體現(xiàn)控制過程?，F(xiàn)有財(cái)務(wù)軟件在采購及應(yīng)付款環(huán)節(jié)上多數(shù)采取集中處理方式，不強(qiáng)調(diào)單據(jù)信息分工操作，這種方式下企業(yè)采購控制環(huán)節(jié)與信息流轉(zhuǎn)過程脫節(jié)，從而導(dǎo)致管理信息不全。管理型應(yīng)付款模塊中要使計(jì)算機(jī)信息流轉(zhuǎn)體現(xiàn)控制過程，在模塊操作的不同環(huán)節(jié)要精確控制單據(jù)數(shù)據(jù)項(xiàng)的操作權(quán)限，體現(xiàn)控制過程；同時(shí)單據(jù)的數(shù)據(jù)表設(shè)計(jì)要考慮整個(gè)流轉(zhuǎn)過程并增加許多屬性字段以反映多項(xiàng)管理信息。

　　4、集成于物流模塊并與總帳模塊關(guān)聯(lián)。應(yīng)付款模塊要發(fā)揮作用，在設(shè)計(jì)過程中能否實(shí)現(xiàn)與物流模塊（如產(chǎn)品生產(chǎn)、采購、到貨）的集成非常關(guān)鍵，其實(shí)現(xiàn)程度限制著模塊管理功能的發(fā)揮。同時(shí)設(shè)計(jì)時(shí)也要考慮如何與總帳系統(tǒng)關(guān)聯(lián)和數(shù)據(jù)交換。因?yàn)闇?zhǔn)確地登記會(huì)計(jì)帳簿、發(fā)揮核算功能也是應(yīng)付模塊的重要功能。

　　三、實(shí)行這種模塊的意義

　　1、規(guī)范并簡化核算。這種處理模式下規(guī)范并統(tǒng)一管理采購過程的資金流、物流和信息流，減少了信息的重復(fù)處理，能提高核算的效率和質(zhì)量，使應(yīng)付款核算內(nèi)容更完整，分工更合理。

　　2、提高管理職能。通過對采購全過程信息的反映能增加財(cái)務(wù)人員對采購過程的監(jiān)管能力；通過分類反映供應(yīng)商和采購價(jià)格可以形成企業(yè)的供應(yīng)商庫和材料價(jià)格庫，有利于加強(qiáng)產(chǎn)品設(shè)計(jì)、生產(chǎn)制造過程中材料目標(biāo)成本的控制，并形成標(biāo)準(zhǔn)采購成本，有助于企業(yè)在內(nèi)部控制過程中貫徹標(biāo)準(zhǔn)成本核算制度；應(yīng)付款記錄反映信息的完整，可增強(qiáng)企業(yè)對采購資金的調(diào)度能力。

　　3、促進(jìn)財(cái)務(wù)軟件開發(fā)模式的創(chuàng)新。會(huì)計(jì)電算化實(shí)現(xiàn)核算型向管理型過渡的關(guān)鍵在于處理模式的創(chuàng)新，不能只強(qiáng)調(diào)會(huì)計(jì)核算功能的細(xì)化和開發(fā)技術(shù)的更新?lián)Q代，而忽視與企業(yè)特定管理目標(biāo)相結(jié)合。設(shè)計(jì)管理型應(yīng)付款模塊符合以財(cái)務(wù)為中心建立企業(yè)MIS/ERP系統(tǒng)的思路，并進(jìn)一步促進(jìn)我國財(cái)務(wù)軟件管理職能的提高。