2005-07-15 08:49 來源:劉春
現實的情況是事后監督工作人員擔當了事實上的“坐班會計”或“坐班主任”的角色,只起到二次復核的作用,沒有達到設立事后監督中心的初衷。為提高事后監督的成效,確實防范資金風險,筆者認為事后監督不只在事后加強監督,還應在“事前”和“事中”拓展監督的深度和廣度。根據本轄區的工作實際情況,我們提出會計事后監督“跟班制”的初步設想。
會計事后監督“跟班制”就是由事后監督部門輪流選出一到兩名監督員到所轄各被監督單位跟隨會計前臺操作人員進行業務學習和監督,針對一些重要資金“風險點”的業務進行實時監督并作好相應的記錄、提出整改建議的工作制度,時間頻率可定為半月或一周一次。
一、實行會計事后監督“跟班制”的原因分析
1、“木已成舟”的滯后性弊端需要事后監督的跟班。現行的事后監督體制,是被監督單位或部門的業務處理完畢后,所有的原始憑證于次日集中送往事后監督中心,待事后監督中心核查完畢,最快已是第二天下午或是第三天上午,使得業務差錯或聯行作案不能及時發現和糾正。特別是針對電子聯行來往賬的勾對和縣支行的會計業務處理,等業務差錯發生了,事后監督發現時已“木已成舟”。
2、“道德風險”的慣性潛伏需要事后監督的跟班。按照信息學的委托—代理理論,決策者與有關業務核算部門人員的關系是委托代理關系,雙方在核算信息方面處于非對稱狀態。作為委托人的決策者處于信息劣勢一方,而核算部門的人員(代理人)處于信息的優勢的一方。處于信息優勢的一方,客觀上存在道德風險,即為了自身效用的最大化,會隱瞞、偽裝、虛造核算信息。作為處于“超脫”地位上的事后監督人員,可按照決策者的意圖,提供有關核算信息,揭露核算工作的問題,提出完善管理制度的建議。通過身體力行的跟班制操作,事后監督員可以真正熟悉每一筆業務的來龍去脈,對業務的操作有十分清楚的了解,可有效防范“道德風險”帶來的隱患。
3、“齒合故障”的新舊程序頻繁更換形成的沖突需要事后監督的跟班。從“四集中”到“會計集中核算(ABS)系統”再到“大額支付系統”與“小額支付系統”,系統頻繁更換。由于多套核算系統運行的制度依據和操作標準不一,對其會計新業務的出臺及操作方式的改變,都沒有進行事后監督重點及依據的調整,由此引發了老制度、老標準與多系統并行過程中新需求、新做法之間的“齒合故障”。再加上目前事后監督體制的不完善性,事后監督的業務培訓跟不上被監督單位,使得事后監督員的業務素質有明顯的力不從心之感
4、“過度信任”的路徑依賴所形成的弊端需要事后監督的跟班。由于營業部門自己的工作人員已形成了一定的小環境,難免工作人員之間關系非常密切,操作業務時難免有“過度信任”的心理傾向。在這種心理作用下不可避免地出現對傳統習慣的路徑依賴。實行事后監督跟班制,對這種“過度信任”可起到一定的抑制作用。
二、“跟班制”監督人員的職責及管理
1、督查權。事后監督中心跟班人員可以對會計核算的每個流程進行監督檢查,并在相應的傳票上蓋章以示負責。(當前>中就涉及到此方面)。至于涉及到操作人員的口令與密碼等保密性極強的環節,可以省略檢查步驟,但必須要求操作人員在相應的登記簿上注明已經按照規定定期更換,確保口令與密碼的絕對安全。
2、建議權。跟班人員要對當天的跟班情況進行詳細的記錄,針對發現的問題及時與被監督單位進行協商,共同探討正確的業務處理辦法,并以整改通知書的形式要求被監督部門限期整改。對于限期不整改或整改不到位的,可以建議對有關部門或人員的處分權,以確保事后監督部門的獨立性和權威性。
3、保密義務。由于跟班人員對每個核算環節了如指掌,因此,有必要對資金清算的操作流程及相關信息進行保密。利用工作之便泄露秘密或參與作案的,必須加重處理。
4、獎懲制。對于跟班人員監督檢查發現重大問題,防止資金風險的,應給予必要的精神與物質獎勵;對于玩忽職守,在已經審核的票據上又發生資金損失的,承擔連帶責任。
三、實行會計事后監督“跟班制”的利弊分析
(一)積極作用
1、可以有效克服事后監督時效性差的弊端。實行跟班制后,事后監督人員可到營業室、國庫、貨幣發行等部門現場辦公,對于被監督部門的崗位設置是否科學合理;印、壓、證是否實行三分管;計算機使用是否合規、系統口令、用戶登錄口令是否嚴密保管、是否定期更換;內控制度的建立與落實情況;業務流程是否規范等內容可以實行實時監督,做到防范關口前移,克服監督滯后性的弊端。
2、可以提高監督人員的業務素質。由于事后監督中心是新成立的部門,監督人員對監督業務規章制度的掌握大都比較零散且對新規定不甚了解,缺乏系統性、全面性、時效性。實行跟班制后,監督人員為履行自己的監督職責,必須要熟悉對有關業務知識和操作流程,否則就會出現外行監督內行的現象。
3、可以提高防范資金風險的能力。實行跟班制后,可以徹底杜絕“一手清”的隱患,有利于保障資金的安全,提高防范資金風險的能力。
(二)可能存在的問題
1、思想抵觸的問題。由于跟班制是一種新的監督方式,這種制度的實行難免會引起營業部坐柜人員的抵確情緒,更有甚者會認為我們影響了他們的正常工作。因此要說明監督與被監督只是分工不同,其目的只有一個,確保資金的安全。以爭取臨柜人員理解與配合的。
2、工作協調的問題。跟班制的實行會牽涉到兩個部門之間的協調工作。協調不好可能會影響正常工作,也有可能會影響到營業部門一些制度的執行問題。如非本部門工作人員不得進入工作區等,所以要落實事后監督“跟班制”應通過一定的渠道協商一致,以達到雙方業務水平共同提高、資金風險降低到最小的目的。
3、人員不夠的問題。實行跟班制,肯定要安排人員到營業場地學習與監督,這就涉及到事后監督中心工作的安排與人員緊張的矛盾。但仔細分析之后,人員的問題并不是問題,因為各類核算資料的審核在跟班時就已經由監督人員完成,等資料傳送到事后監督中心時這部分工作完全可以省略,因此,人員的問題在事后監督中心做出合理的安排和科學的部署之后應該不是一個問題。
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