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從財務轉外審,又轉內審。幾年來,感覺差異還是蠻大的,目的不同,角度不同,手段不同,層面不同。閑來無事,聊作總結,理論用以指導實踐。始終認為,認識到位了,工作才能到位;思想上來了,工作才能上臺階。正文如下,供交流探討:
完成一個審計項目很簡單,但是如果每做完一個就過去了,昏昏噩噩日復一日,不去主動思考不動腦筋去想,就不是合格的審計人員。在所負責的審計項目這一畝三分地上,要學會精耕細作,通過分析、總結和改進,深化認識、提高水平、增強技能,目的是能把仗打的漂亮,把項目做得圓滿。結合審計工作中的實際情況,總結了一些體會和心得:
一、審計人員應有的思想認識我們是戰斗在一線的指戰員,既要對戰略上有所了解,又要在戰役上掌控局面,還要在戰術上講究策略。面對復雜的局面,思想認識必須且始終應是第一位的,因此首先要從思想深處明確以下幾個問題:
(一)我們審計的目的是什么?
1、用發展的眼光來理解審計目的。
國際上對于內部審計終極目的的定義為“內審是獨立、客觀的鑒證和咨詢服務,目的在于增加價值并改進組織經營”,所謂增加價值改進經營就是幫助達到目標的意思。我們的內部審計目的與之是一致的,我們審計的目的是促進整改,服務管理,以體現審計的價值。我們應清醒的認識到,這是總體的、長期應堅持的目標。但是,正如毛主席所說的“在不同的階段、不同的環境下,我們的利益要求可能是變化不同的,即使總體的、長期的目標是不變的,但要達到這長期目標要經歷的眾多分目標是不斷變化的”。如在要求我們充分發揮震懾作用的階段,在充分發揮幫扶作用的階段,不同的階段我們的審計重點、對象、策略都是不同的。每個階段我們的分目標是不同的,依據分目標的不同,我們的審計重點和策略都是有所區別的,這就是審計方案制定的形勢依據,我們應有所了解。
2、用辯證的眼光來理解審計目的。
震懾作用與幫扶作用,是我們審計的兩個基本作用,這兩個作用在任何一個審計項目中都是既對立又統一存在著的,因此我們也要全面的,不能片面的看問題。震懾也好、幫扶也好,無非是通過一反一正兩個方面,其至終目的都是要服務管理,體現出審計的價值。在目前的階段,我們公司還是以發揮審計的震懾作用為主,但從長遠來看,我們也要學會用好、用活這兩個作用,如何用好用活?就要正確區分主次矛盾,把握好主流與支流的關系,具體問題具體分析:
①就單個被審計單位來說,既存在問題的一面,也存在好的一面。當問題的一面較多的時候,問題是主流是重點,則審計的震懾作用就變成了主要方面;當好的一面較多的時候,好的方面是主流是重點,那就要多發揮審計的幫扶作用,要學會抓主要矛盾,順應主流。但始終要牢記,對問題要發現的到位,揭露的到位,對好的方面進行幫扶也要幫扶的到位,不能為了應付,草草的弄幾句不痛不癢的好聽話,這樣的東西體現在報告里,還不如不寫的好,寫進去人家一看,反映的問題這么深刻這么到位,而好的方面卻草草糊弄幾句,稍有想法的人就會覺得我們的態度不端正,始終盯著問題看,不看好的方面。但凡能夠在一定層面的人,都有相當的思想和認識,為什么一去審計人家就抵觸的比較激烈呢?歸根結底要從我們自己身上找原因,是不是在客觀公正的方面我們做的還不到位。因此凡事要么不做,要做就做到位,撓癢癢要撓到人家真正癢的地方。有了上述認識,才能把心態放平,把報告寫的客觀公正,才能讓人心服口服。
②就多個被審計單位來說,既有管理極差的,也有管理較好的,但沒有一個被審計單位是差到沒有可取之處,也沒有一個被審計單位是好到無可挑剔的地步。我們始終要理解這個世界上沒有絕對的概念。事實求是的考慮,一個房子破的不能再修補了,那么去補就不如拆,要拆就要拆到底,只有拆的到位拆的干凈,才能建的漂亮建的更好,針對這種類型的被審計單位,我們就要把審計的震懾作用發揮到極致,樹成反面的典型,以儆效尤。如果這個房子建的比較好或者有些典型的好的地方,即使仍有很多不完善之處,我們仍要幫助修補以期把房子建的漂亮,幫助總結推廣經驗,把審計的幫扶作用發揮到極致,樹成正面的典型,當做榜樣。樹典型的意義不在典型本身,而在于推廣這個典型所產生的影響。正面的典型和反面的典型都有一個強烈的效果,就是把大多數不好不壞、不上不下的中間分子,推向好的一面發展,做到了這個效果,就達到了審計服務管理、體現價值的目的。
③對于大多數處于中間狀態的被審計單位,我們就要把握好震懾作用與幫扶作用的度,依據實事求是的原則把握,既不能一味的無視問題為了團結失了原則,去幫助作假幫助粉飾太平,要懂得幫扶始終是建立在發現問題揭露問題的基礎上的,忽略了基礎片面強調幫扶,就是極端錯誤的做法;我們也不能吹毛求疵、沒有問題硬要反映問題或沒有大的問題卻非要放大人家的問題,顯得我們的工作有業績、很好看,這樣做至容易激發矛盾造成不好的影響,不但給自己的工作人為的造成阻力,也違背客觀公正的原則,偏離了審計的目的。
(二)我們用何種手段達成審計目的?
看出病來不是目的,看出病來用藥治也不是目的,把病看好了才是目的。發現問題,揭露問題是審計的基本職能,是基礎;查錯糾偏,查處違規違紀是達到審計目的手段之一,是過程,并不是審計目的,我們必須要通過這個過程用這個手段才能達成目的。
對于審計人員來說,發現問題,揭露問題是專業水平,是基礎;把問題揭露出來了,接下來對問題進行確認,是個人能力,是關鍵。無論是發現問題、揭露問題還是確認問題,都是我們賴以吃飯的本錢,我們就靠這個在公司立足,所以在每一個審計項目中,我們都要干的漂亮干的精彩,要發揮到極致,既讓組員心服口服,也讓被審計單位心服口服,才能樹立起我們的威信,穩固我們的地位,萬丈高樓平地起,基礎就是保障,我們要為下一步的發展打下扎實的基礎。
但是我們總會發現確實有管理較好,問題較少的被審計單位。針對這樣的被審計單位,我們要看到人家好的方面典型的東西,幫助總結分析,同時把握好公司的總體形勢,做到應時而動,適時的幫助推廣,推廣的經驗要具體,要有可操作性,要以“學有目標、趕有方向、比有榜樣”為準則,幫助樹立旗幟,旗幟樹立起來了,比、學、趕、超的氛圍就有了,我們的目的就實現了。因此幫助樹立典型也是一個達到審計目的的手段之一。
目前在公司所處的階段來說,客觀上決定了我們仍以查錯糾偏,查處違規違紀為主要手段,以幫助總結推廣經驗為輔助手段。審計人員要充分理解正確看待達到審計目的的兩種手段。
(三)我們的審計對象是誰?
審計部門是公司的職能部門之一,審計單位與被審計單位執行的是同一套制度,是“各負其責,同為其主”。被審計單位對我們的評價,也是對我們業績考核的指標之一。我們是同事關系,在具體審計項目的實施上也需要對方的支持和配合,所以我們之間的矛盾不是“敵我矛盾”,是“人民內部矛盾”,要正確處理這個矛盾關系。
對于不同的性質應采取不同的方式去解決。對于故意弄虛作假并由此給公司造成損失及負面影響的,對大是大非的問題,我們要站在維護和捍衛公司制度的立場上去斗爭,這種斗爭要有原則有藝術;對非故意的、一般性違規的,要用說服教育的方式,站在幫扶和服務銷售的立場上去團結,這種團結要有批評有教育,可以本著“團結-批評-團結”的原則處理,即“從團結的愿望出發,經過批評使矛盾得到解決,從而在新的基礎上達到新的團結”。對錯誤的思想開展批評,應對事不對人,對事要講原則、講真理,要寸土必爭,要實事求是;對人要靈活把握,要具體問題具體分析,以雙方都能接受的方式進行有效的溝通,達到目的即可,要讓對方理解,發現他的問題并不是我們的目的,我們是通過發現問題來對癥下藥,目的是看好病而不是將他一棍子打死。
綜上,只有正確、深刻的理解和把握了審計目的、審計手段和審計對象的概念,才能把心態放平,做到既不激進,也不消極,才能在具體的審計工作中收放自如,張弛有度。
二、審計工作的基本思路
(一)審計計劃與安排這個階段,是審前準備階段,凡事預則立不預則廢,要想取得戰役的勝利,必須要有充分的準備。這個準備包括思想準備、資料準備和行程準備。
1、思想準備:針對本次審計方案規定的項目具體要求、本次審計的制度依據進行討論,對于仍不明確的事項及時向上級領導請示,尋求幫助和解決。
2、資料準備:合理安排、準備相關審計資料,如審計通知書的撰寫和發出、審計計劃書的擬定、審計底稿的打印準備、需要提前分析的被審計單位數據等。
3、行程準備:根據方案,計劃出發時間,預訂機票、車票,根據被審計單位的地理位置合理選擇、預訂入住酒店,安排妥當后應將信息告知全部組員;要在到達后酒店后,及時告知主管上級審計組已順利抵達,并與被審計單位提前打招呼,可以電話溝通,可以見面交流,也可以一起用餐。
以上各項準備,要在出發前召集組員集體討論,可以不拘泥于形式,但必須達到統一思想、統一認識、統一安排、統一行動。
(二)審計方案執行這個階段,是戰役戰術的執行階段,總體上要把握幾個原則:
1、發現問題、揭露問題要準要狠。
①謀而后動。不要到急于到處亂抓沒了章法,凡事謀而后動,考慮周全再出手,出手就要有效果。
②攻心為上。上兵伐謀,其下攻城。我們要首先分析把握不同層級被審對象的心理,充分利用審計宣傳的有力武器,進行有效的心理攻勢,化兵戈于無形,屈對手而非戰。這樣做即使無法立見成效,也能夠把對方的緊張和抵觸心理減到至小,有利于后續審計工作的開展。能夠做到心中有劍手中無劍,眼中有劍口中無劍,是審計戰術的至高境界。
③集中優勢擊其弱點。要抓住至容易確認的問題、至好突破的環節、至有把握拿下的人,有問題的地方至好集中力量,分兵出擊不是上策,集中優勢各個擊破才是至有效的方式。
④乘勝追擊。前幾輪攻勢要猛,一鼓作氣拿下來,手里有東西,腰桿才能硬的起來,只有形成絕對的優勢,才能化解對方的對抗心理,對方才能尋求合作與妥協。不能覺得發現了點問題就有交代了,就可以不再用心用力查下去了,占了優勢就停止了進攻,就好像龜兔賽跑里面的兔子,至終還是要失敗的。因此,要“將勝利進行到底”。
⑤文武之道。“宜將剩勇追窮寇”,要追到什么程度?應追到審計方案要求的范圍為止,不能超越方案范圍半步。須知“真理再前進一步就是謬誤”,文武之道還是要講究一張一弛的,弓弦拉的太滿容易斷。
充分運用好各種戰術原則打一場漂亮的殲滅戰,是取得戰役勝利,圓滿完成任務的基本前提。
2、確認問題要穩妥。
①透過現象看本質。要嚴格依據制度、政策規定,做到依據事實堅守原則、寸土必爭,對于把握不準、拿捏不定、無制度依據的問題應逐級請示,待明確答復后再行確認,不要急于確認引起爭議但道理卻擺不上臺面。對任何問題都要具體問題具體分析,要透過現象看本質,抓住紛繁復雜的表象下面的本質進行確認。
②對癥下藥。不得遺漏審計程序,尤其是涉及舞弊問題,要吃透被審對象的心理,形成針對不同情況的有效證據鏈,審計組長要根據其本人對被審單位掌控的程度,確定審計證據鏈是否應再行細化補充,任何審計證據要邏輯嚴密,拿得到臺面,講得出道理。
3、考慮問題要周全。
①審計人員要把握風險。我們所面臨的主要風險是指具體審計實施過程中的任何不當行為(包括事實確認不清、處罰界定不準、行為語言失當等)引起的投訴、誣告等任何有損于我們部門和個人形象的負面影響。因此在整個審計過程中,尤其要注意行為、語言、態度,講話要得體、行為舉止要有分寸,嚴格遵守內部審計紀律規定,切不能失了分寸,授人以柄,被人所制。
②堅持原則性與靈活性的統一。在對違規違紀事實的確認上要事實求是、具體問題具體分析。在與對方打交道上要有一定的靈活性,做到原則性與靈活性的統一,用毛主席的話說“我們的原則性必須是堅定的,我們也要有為了實現原則性的一切許可的和必要的靈活性”。但對于靈活性的把握要謹慎,要懂得策略越靈活,越要堅守原則這個道理。在沒有意識到原則性是靈活性的基礎之前,在沒有深刻理解原則性是本質靈活性是形式之前,不得濫用靈活性原則。
只有正確把握了原則性與靈活性的關系,才能在實際工作中做到“有理有節、有謙有讓、有爭有奪”,達到剛柔并濟的境界。
4、重要問題要請示。
①提問題自己要先有答案。審計人員應嚴格遵守層級管理的觀念,遇到特殊、異常、重大問題一定要提前請示,至好請示前想一想,有自己的思路和處理建議,再根據請示的結果分析自己的思路和建議中存在的問題,不斷改進和提高。
②執行始終是第一位的。審計人員要始終牢記執行是第一位的,在執行的問題上不能有狹隘的對錯、是非觀念,在把握靈活性的原則上要在自己的崗位職責范圍內,超出范圍或有不明問題一定要提前請示,必須經上級批準后再執行,如果未經批準或來不及得到批準,那就必須按照原定方案執行。
(三)審計報告的撰寫審計報告的撰寫,是審計成果的集中展示,應始終貫穿著營銷的理念,把審計報告當做至終產品來看:
1、要重視質量。基本上審計報告是由組員撰寫、或者組長撰寫、或者組員和組長分項撰寫并整合而成三種類型。不管審計人員負責報告哪個項目的撰寫,在草稿完成后都應至少在不同時間檢查至少2-3遍,應確保第一沒有錯字,第二邏輯正確,第三語言通順簡練,第四格式無誤。每次上報的審計報告應作為成品出廠,報上去就貼上了我們自己的標簽,產品質量出了問題就是自己的問題,總出問題,牌子就砸了,產品砸了牌子,就離倒閉不遠了。
2、要重視創新。質量有了保障,不代表銷路就好,要里子面子雙管齊下,內外兼修。要在內容上下功夫,要有讓人耳目一新的東西,比如照片,既然要放,就要給展示到位,要清晰、明確、有代表性,形象包裝也是要用心的。
(四)審計宣傳與交流
要達到審計目的,首要的是重視思想工作。有效的宣傳從來是很厲害的工具,要把有效的政策宣傳作為武器,通過至廣泛至深入的宣傳來聯合并團結絕大多數人。在公司里,被認可才是價值的體現。只有堅持至廣泛至深入的審計宣傳,才能得到至廣大的認同、支持和配合,才能更好的體現審計的價值。審計宣傳應始終貫穿于整個審計流程中,主要形式包括參加會議、與被審計人員共同核實問題、審計報告交流、審計報告發送、要求被審計單位學習審計報告并上墻公布。一般應把握以下原則:
1、對于管理層面應側重于溝通,對于執行層面應側重于宣貫。
2、參加會議并宣講政策、交代來意。至好按照審計方案要求,事先打好稿子,并精心修改準備,反復練習2-3次,這樣下來會有更好的效果。講話要講什么內容?可以圍繞審計方案的大綱,但不能太機械,總體上要把握我們的目的是什么,講話就要圍繞著目的進行。比如我們來做什么,我們要怎么做,我們做事的原則、依據是什么,我們的要求是什么等等。
3、審計報告交流視報告內容,靈活的與被審計單位各個層面進行交流,可以集中全體人員交流,可以僅與管理層交流,也可以進行個別交流。如果采取集中全體交流的方式,應事先召集核心人員開會確定主旨,再由核心人員分頭傳達會議思想,倒計時在統一思想統一認識的基礎上召開全體人員會議,這樣做既避免在召開全體會議的時候出現分歧和爭議,導致會議無法進行,又能通過多次宣講達到進一步強化理念,提高認識的目的。
(五)審計底稿及檔案資料的管理
審計底稿是審計結果形成的書面記錄。之所以要非常重視審計底稿,是因為它完整體現了我們的審計思路,明確寫明了被審計單位的問題及對違規違紀事實的確認結果,是日后應對法律訴訟,防范審計風險,評價審計項目質量的重要依據。審計底稿就是至重要的證據,因此我們要在審計實施過程中認真、細致的填寫審計底稿,要體現出審計思維邏輯的嚴謹性,要在小小的一張紙上規避絕大多數風險,確認所有違規違紀問題。審計底稿要爭取一次性確認到位,問題考慮要周到,不要想到一個問題去補充再想到一個問題再去補充,做到這個程度就很失敗了。一個審計項目結束后應及時進行底稿整理、歸檔,整理、歸檔的過程也是一個梳理學習提高的過程,要把它當成是自己的東西,要愛惜,要用心,歸檔要歸的有順序,擺放要放的整齊便于查找。對于什么資料需要什么資料不需要歸入檔案,要進行篩選判斷:
1、凡是涉及到違規違紀事實確認的底稿要保存;
2、凡是涉及到報告表述直接依據的底稿要保存;
3、凡是可能涉及到被審單位申訴、投訴及法律訴訟等風險的底稿要保存;
4、凡是涉及到審計流程的直接底稿要保存;
5、一些僅體現審計痕跡,又不能直接證明違規違紀問題,相關單位又不需要的底稿應剔除。
三、對審計人員的總體要求
審計人員應“謙虛、謹慎、戒驕、戒躁”。在日常的事務處理上,要注意幾點:
1、有大局觀,但要注意細節。凡事從大處著眼,從小處著手。
2、堅持原則性和靈活性的統一。
3、精通業務知識,掌握職場規則,了解公司政治,懂得人情世故。
4、勇于承擔責任,積極向上,審計組長應以為部門培養業務骨干為己任。
5、集體利益始終放在第一位。
6、審計報告初稿修改少,初稿就應達到成品的標準。
7、審計結果交流反饋要素明確、齊全、清晰,氣氛和諧。
8、負責的項目被審計單位無申訴、無爭議、無反映問題,口碑佳。
9、執行力高,組織紀律性強,能查大案要案、敢打能打硬仗。
10、每個季度應提出至少一個審計建議,每半年能上報一個高質量的審計建議。
做到了以上幾點,無論我們現在處在哪個位置,無論我們將來走到哪個公司,進入什么行業,我們都會有更大的發展空間。
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