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（一）會計檔案的內容

1.會計憑證類：原始憑證、記賬憑證

2.會計賬簿類：總賬、明細賬、日記賬、固定資產卡片、其他輔助類賬簿

3.財務會計報告類：月度、季度、半年度、年度會計報告

4.其他類：“銀行存款余額調節表”，“銀行對賬單”，納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書及其他具有保存價值的會計資料。

【注意】各單位的“財務預算、計劃、制度等文件材料”屬于文書檔案，不屬于會計檔案。

（二）會計檔案的管理程序

1.歸檔

單位“會計機構”按照歸檔范圍和歸檔要求，負責定期將應當歸檔的會計資料整理立卷，編制“會計檔案保管清冊”。

單位可以利用計算機、網絡通信等信息技術手段管理會計檔案。

【注意1】同時滿足下列條件的單位“內部”形成的屬于歸檔范圍的電子會計資料“可僅以電子形式保存”,形成電子會計檔案：

（1）來源真實，由電子設備形成和傳輸；

（2）電算化系統完善，能夠接收、讀取、輸出符合規定的會計資料，設定了經辦、審核、審批等必要的審簽程序；

（3）電子檔案管理系統完善，夠接收、管理、利用電子會計檔案，符合長期保管要求，與相關聯的紙質會計檔案建立檢索關系；

（4）能防止被篡改；

（5）已備份；

（6）非需永久保存或有重要價值的會計檔案。

【注意2】單位從“外部”接收的電子會計資料，還需附有符合《電子簽名法》規定的“電子簽名”。

【記憶提示】滿足安全、可靠條件且非重要檔案，可僅以電子形式保存。

2.臨時保管

當年形成的會計檔案，可由會計機構臨時保管“一年”；確需推遲移交，應經“檔案機構同意”，最長不超過“三年”。

【注意】“出納”不得兼管會計檔案。

3.移交與接收

（1）由“會計機構”編制“檔案移交清冊”；

（2）檔案機構對電子會計檔案的“準確性、完整性、可用性、安全性”進行檢測，符合要求的才能接收。

4.外借

（1）會計檔案“一般”不得對外借出。確因工作需要且根據國家有關規定必須借出的，應當嚴格按規定辦理手續。

（2）借用單位應妥善保管和利用借入的會計檔案，確保借入會計檔案的安全、完整，并在規定時間內歸還。

5.保管

（1）保管期限包括“永久、定期”兩類；

（2）定期的保管期限包括“l0年、30年”兩類。

（3）起算：會計年度終了后第一天

6.保管期滿會計檔案的鑒定與銷毀

（1）鑒定

“檔案機構”牽頭＋會計、審計、紀檢監察等機構或人員共同審查鑒定，并形成會計檔案鑒定意見書

（2）編制銷毀清冊

“檔案機構”編制銷毀清冊，“單位負責人、檔案機構負責人、會計機構負責人及檔案和會計機構的經辦人”于銷毀“前”在會計檔案銷毀清冊上“簽署意見”

（3）專人負責監銷

①一般檔案：檔案機構＋會計機構

②電子檔案：檔案機構＋會計機構＋信息系統管理機構

（4）銷毀后

“監銷人”在會計檔案銷毀清冊上“簽名或蓋章”

（5）不得銷毀的會計檔案

①保管期滿但“未結清的債權債務”原始憑證

②涉及其他“未了事項”的原始憑證

③建設單位在“項目建設期間形成”的會計檔案

【提示】建設單位在項目建設期間形成的會計檔案，應當在辦理竣工財務決算后及時移交給建設項目接受單位。

【注意】不得銷毀的會計檔案應當單獨抽出立卷（紙質）或轉存（電子），并應當在會計檔案鑒定意見書、會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。

（三）特殊情況下會計檔案的處置

1.分立

原單位存續：存續方統一保管，其他方可以査閱、復制。

原單位解散：經各方協商后由其中一方代管或按照國家檔案管理的有關規定處置，各方可以查閱、復制。

2.合并

原各單位仍存續：仍由原各單位保管。

原各單位解散或者一方存續其他方解散：由合并后的單位統一保管。

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