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采購部門在明確需求中的重要性

（一）采購部門對明確需求的貨獻(xiàn)

明確需求是一個(gè)跨職能的過程，企業(yè)內(nèi)部的用戶，包括研發(fā)部門與生產(chǎn)部門要發(fā)揮重要作用。作為采購管理部門，在明確需求時(shí)應(yīng)當(dāng)發(fā)揮以下作用。

（1）盡快介入明確需求過程。為了提高效率，采購部門應(yīng)當(dāng)及時(shí)了解需求，以便恰當(dāng)?shù)匾?guī)劃和管理采購過程。例如，當(dāng)出現(xiàn)對同種產(chǎn)品的多項(xiàng)需求時(shí)，采購部門可以將這些采購集中起來，以獲得有吸引力的談判價(jià)格，并確保這些需求納人供應(yīng)商的生產(chǎn)流程中。如果要采購一種新產(chǎn)品，早期的通知單要給予采購部門較充裕的時(shí)間，以調(diào)查潛在供應(yīng)市場，提前讓供應(yīng)商做好安排。

（2）提供商品知識及商業(yè)意識。在制定說明的過程中采購部門應(yīng)該利用其對供應(yīng)市場上各種產(chǎn)品成本的了解做出塊擇。采購管理人員通常都與供應(yīng)商有密切的聯(lián)系并參與對供應(yīng)市場的監(jiān)管，因此他們比使用者更了解供應(yīng)市場的發(fā)展，知道什么樣的選擇是有價(jià)值的。所以，制定說明時(shí)，要吸收市場發(fā)展和選擇方面的知識。采購人員對產(chǎn)品的性價(jià)比知識以及成本意識，可以為內(nèi)部用戶提供良好的商業(yè)意識。

（3）促進(jìn)供應(yīng)商早期介人。采購部門還可以促使供應(yīng)商介人說明的制定過程。在準(zhǔn)備新的說明時(shí)，供應(yīng)商具有使用者在公司內(nèi)部無法得到的經(jīng)驗(yàn)和專有知識，這一點(diǎn)是非常重要的。供應(yīng)商可能會對某一設(shè)計(jì)問題提出一種新想法或提供一種新視厥，這對提升企業(yè)的創(chuàng)造力和創(chuàng)新能力具有積極意義。此外，供應(yīng)商可能還會提供改進(jìn)質(zhì)量、縮短提前期、降低成本等方面的想法，因而應(yīng)促使其盡早介入采購過程。

（二）采購部門不參與需求明確會產(chǎn)生的問題

如果采購管理部門不及早參與明確需求的過程，會導(dǎo)致以下問題。

（1）紫急采購。如果在最后階段采購部門才知道需求，會導(dǎo)致緊急采購，采購工作將陷入被動，這會導(dǎo)致以下情況發(fā)生：不得不中斷所有的正常工作，導(dǎo)致延遲和效率低下；由于時(shí)間緊急，幾乎沒有機(jī)會考慮采購的各種影響因素；因?yàn)椴荒軡M足應(yīng)急交付要求的供應(yīng)商必須退出，不得不在有限的供應(yīng)源中尋找資源；因?yàn)榫o急采購將使供應(yīng)商為了滿足交貨期的要求而加班工作，不得不支付過高的價(jià)格。另外，供應(yīng)商通常都清楚這一點(diǎn)，當(dāng)一個(gè)組織有應(yīng)急需求時(shí)，幾乎是別無選擇，這就給了供應(yīng)商額外的討價(jià)還價(jià)機(jī)會。

（2）忽視好的采購實(shí)踐。通常定制部件比標(biāo)準(zhǔn)部件更昂貴。采購部門知道標(biāo)準(zhǔn)部件在哪些市場上可以買到。如果標(biāo)準(zhǔn)部件不能恰當(dāng)?shù)貪M足設(shè)計(jì)要求，通過調(diào)整其他方面的設(shè)計(jì)以適應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)部件仍可具有較高的成本效率。

（3）出現(xiàn)限制性說明。如果一個(gè)使用者僅僅熟悉給定的供應(yīng)商產(chǎn)品并以此作為說明的基礎(chǔ)，將會出現(xiàn)“限制性說明”問題。這種做法狙礙了競爭并為供應(yīng)商提供了額外的議價(jià)力量，因?yàn)樗麄冎蕾徺I者除了從他們這里購買之外別無選擇。

（4）不易向供應(yīng)商明晰需求。如果采購員不能完全確定內(nèi)部用戶的需求，可能會導(dǎo)致供應(yīng)商不了解企業(yè)到底需要什么。采購部門雖然可以復(fù)審說明，但這可能產(chǎn)生延誤。而且錯(cuò)誤或不完善的說明使供應(yīng)商交付的產(chǎn)品和服務(wù)不能滿足實(shí)際需要。

明確需求，是企業(yè)采購過程的起點(diǎn)。如果需求管理出現(xiàn)問題，企業(yè)將面臨諸多風(fēng)險(xiǎn)。做好需求管理工作，對提升企業(yè)的采購競爭力至關(guān)重要。