文章摘要：2014年初級經濟師考試《初級人力》講義：職位說明書

第四節 職位說明書

一、職位說明書的概念

工作分析的成果文件之一是職位說明書，它又稱崗位說明書或者工作說明書，它是以標準的格式對職位的工作及任職者的資格條件進行規范化描述的文件。

二、職位說明書的內容

職位說明書包括兩個部分，即工作描述和工作規范(又稱為任職資格)。其中，工作描述是主要涉及工作執行者實際在做什么、如何做以及在什么條件下做的一種書面文件;而工作規范說明工作執行者為了圓滿完成工作所必須具備的知識、能力、技術以及其他要求。這兩部分并非簡單的羅列，而是通過客觀的內在邏輯形成一個完整的系統。

(一)工作描述

工作描述是對職位本身的內涵和外延加以規范的描述性文件。工作描述，區分于工作規范，它是對有關工作職責、工作活動、工作條件以及工作對人身安全危害程度等工作特性方面的信息所進行的書面描述。

工作描述包含如下內容:

(1)工作標識，它是關于職位的基本信息，包括職位基本信息(如工作名稱、職位代碼等)和工作分析基本信息(職位說明書的有效期、批準人等)。

(2)工作摘要，它是對工作內容的簡單概括，通常用簡潔、明確的一句話表述該職位的工作內容和存在的價值，包括該職位的主要職責、范圍和設立的目的。它能夠使閱讀者快速方便地了解工作的總體性質、中心任務和工作目標，理解該職位的特點并與其他職位相區分。

(3)工作職責，是指該職位通過一系列什么樣的活動來實現企業的目標，并取得什么樣的工作成果。它通常包括:日常工作、上級分配任務的質量和數量、與企業內外人員的關系、對于經營記錄和利潤等的責任、與上級和下級的權責關系、所要使用的設備與機器。

(4)工作權限，是指根據該職位的工作目標與工作職責，企業賦予該職位的決策范圍、層級與控制力度。編寫工作權限是為了對職責的履行進行清楚的界定，這有利于明確職責邊界，防止在工作中產生相互推誘的現象。

(5)績效標準，是在明確界定工作職責的基礎上，對如何衡量每項職責完成情況的規定。常見的指標包括:銷售額、市場占有率、工作完成的及時性、設備利用率、事故率、客戶投訴率等等。

(6)工作關系，包含兩部分內容:第一部分是該職位在企業中的位置，用企業結構圖來反映;第二部分是該職位任職者在工作過程中與企業內部和外部各單位之間的工作聯系，包括聯系的對象、聯系的內容、聯系的方式和聯系的頻次。

(7)工作環境條件，工作環境界定的是經常性工作場所的自然環境、安全環境(工作危險性)和社會環境。此外，工作環境還關注由于工作本身或工作環境的特點給任職者帶來的工作壓力，主要包括:工作時間的波動性、出差時間的百分比、工作負荷的大小等。

(二)工作規范

工作規范又稱為任職資格，它界定了工作對任職者的教育程度、資格證書、工作經驗、培訓、知識、工作技能、能力、心理品質等方面的要求。當它作為招聘甄選的依據時，也可以視為任職要求或者雇傭標準。區別于工作描述是對職位本身的內涵和外延加以規范，工作規范是對人的要求。

工作規范包括如下內容:

(1)教育程度要求，主要包含學歷要求和專業要求兩個方面的內容。學歷要求是指勝任該職位所需要的最低學歷;專業要求是指任職者需要具備什么樣的專業才能承擔該職位工作。

(2)資格證書要求，是指國家或行業規定的任職者必須持有的資格證書。

(3)工作經驗要求，是指該工作的任職者需要具備什么樣的經驗。可以從三個方面來描述，即社會工作經驗、專業工作經驗和管理工作經驗。

(4)培訓要求，一般包括每年需要的工作培訓(在崗培訓、脫崗培訓或者自我培訓)時間、培訓的內容以及培訓方式。

(5)知識要求，工作對任職者的知識要求可以分四個層級來描述:與工作相關的基礎理論知識、專業知識、企業知識、相關的政策法律知識及其他。

(6)工作技能要求，是指對與工作相關的工具、技術和方法的運用。

(7)心理品質要求，是根據職位的性質和特點，對員工心理素質及其發展程度的要求所進行的綜合分析。

練習一下:

1.工作規范的基本內容包括( )

A.資格證書要求

B.教育程度要求

C.心理品質要求

D.工作職責

參考答案:ABC

解題思路: 工作規范又稱為任職資格，它界定了工作對任職者的教育程度、資格證書、工作經驗、培訓、知識、工作技能、能力、心理品質等方面的要求。

2.在編寫職位說明書時，一般所列出的任職資格是履行工作職責的( )

A.最高要求

B.中等要求

C.最低要求

D.任何要求

參考答案：C

解題思路：最低要求也就是最起碼的要求。

三、職位說明書編寫注意事項

在編寫工作描述時，應該注意以下幾點:

(1)明確職權范圍;

(2)描述職責時，語言應盡量具體、簡明、避免歧義。

在編寫工作規范時，應該注意以下幾點:

(1)應該制定職位標準去規范任職者，而不是讓職位適應任職者;

(2)用語要符合法律條文，嚴禁種族、宗教、性別、年齡、身體殘疾等方面的歧視;

(3)切記工作規范是對任職者的要求，而非對現有職位人員的要求;

(4)一般所列出的任職資格是履行工作職責的最低要求。

除此之外，在編寫好職位說明書之后，還應該及時與相關職位的工作人員以及上下級溝通，核對內容并進行修訂。在應用的過程中應該遵循動態原則，根據實際情況的變化而不斷對職位說明書進行調整與修訂，始終保證其時效性。

練習一下：

1.工作分析的成果包括( )。

A.工作評價

B.工作規范

C.職位說明書

D.工作描述

E.技術標準

參考答案：BCD

解題思路：工作分析的成果文件之一是職位說明書，職位說明書包括工作描述和工作規范。